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Cómo recopilo mis facturas electrónicas en Ecuador


facturacioneEn Ecuador como en otros países, se está implementando por parte de las autoridades tributarias, Servicio de Rentas Internas – SRI-  el sistema de facturación electrónica, actualmente existe la resolución en la que grandes contribuyentes deben emitir documentos electrónicos a sus clientes y proveedores.  Entre los documentos electrónicos que deben emitir, están las facturas, notas de débito, notas de crédito, comprobantes de retención y guías de remisión.

Si bien existen algunas opiniones sobre este tema, lo cierto es que cuando las recibimos no siempre sabemos como confirmar que han sido generadas y autorizadas.   Algunos proveedores no te envían los comprobantes por correo, algunos ni siquiera te publican estos documentos en un portal para que accedas.  De todas maneras, el SRI te permite revisar las facturas y comprobantes electrónicos que han generado a tu cédula o RUC.

Con las facturas físicas, normalmente las organizas y las colocas en una carpeta dividida por meses o por categorías, depende de como lo prefieras.  La idea de la facturación electrónica es que se ahorre papel, se bajen los costos y se mejoren los procesos, por ello no tiene mucho sentido que las imprimas nuevamente y las juntes a tus facturas físicas en tu carpeta.

Puedes acceder al sistema que el SRI te ofrece a través de su página web y descargar todas tus facturas, si deseas puedes mantener un registro en un archivo excel,  o mejor aún registrarla en tu propio sistema para organizarlas y comparar con lo que tienes en el SRI, y aprovechar pues ya tienes gran parte de información para tus finanzas personales y familiares.  Puedes probar las versiones gratuitas o pagadas.  Para registrarte GRATIS lo puedes hacer Regístrate en el sistema Mis Cuentas

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De todas maneras, no me arrepiento


Este año ha sido particularmente especial para mí, ha venido lleno de momentolecciones 2s buenos y también de lecciones, de aprendizaje y de reflexión.   He estado particularmente ocupada en sacar adelante un proyecto de familia en todo su sentido y como tal ha sido un reto duro, ha sido cuestión de esfuerzo, de trabajo, de decepciones, caídas y continuar adelante.
Quizás no pueda relatar cada uno de los episodios vividos, sin embargo las lecciones están marcadas.
  • No importa quienes estén en contra de tu proyecto de vida, si estás convencido, apuesta por ello.  Si no triunfas en tu primer intento, habrás conseguido una gran lección y podrás intentar por segunda vez y así hasta que lo consigas.
  •  Lo interesante de tener varios intentos es que en cada uno vas añadiendo algo nuevo que fue la lección del intento fallido anterior.  Como alguien nos dijo, esto no es una carrera de velocidad, esto es una carrera de resistencia.
  • Aprendí que en cuestión de negocios hay que mantener el corazón bien protegido, hay cosas que simplemente son, no se pueden tomar personal, en este mundo la mayoría de personas tiran el agua para su molino, es así de sencillo, a muy pocos les interesa si tu subes o bajas, y estarán contigo mientras a ellos les convenga tu presencia (hablando desde el plano netamente profesional, nada personal)
  • Hay otras personas con las que podrás trabajar en conjunto para salir adelante, no siempre es fácil hallarlas pero cuando la encuentres asegúrate de trabajar hombro a hombro en una relación ganar ganar.
  •  Para hacer negocios con la familia debe existir un grado de madurez bastante alto en todos los miembros, a veces las palabras de esas personas tan cercanas duelen más que de los desconocidos ( ya ven porque hay que tener el corazón a buen recaudo)  Entonces si crees que tú o tu familia no está preparado para apoyarte en tu proyecto mejor busca por otro lado.   No niego que he visto grandes ejemplos de lo contrario y que les va excelente.  En mi caso tengo la suerte de que mi familia me apoya.  Recuerda estas son solo mis reflexiones, no aplica a generalidades.
  • Todas nuestras acciones tienen una reacción, estés o no consciente de ello, quizás esta ha sido una de las lecciones más difíciles que me ha tocado aprender, en mi vida he actuado en base a mis principios, valores y creencias, (no digo que sean estas perfectas), no me considero una santa, ni una mujer perfecta, como siempre he dicho soy un ser humano en crecimiento.  Algunas de mis acciones que a mi criterio fueron las más acertadas, ahora me he enterado que han herido varias susceptibilidades que en realidad yo desconocía y pues ello me ha puesto las cosas cuesta arriba.
  • Esto me ha llevado a darme cuenta que existen personas que olvidan fácil las cosas buenas y mantienen los recuerdos de lo que ellos consideraron malo para ellos y a la primera oportunidad que pueden ejecutan su “venganza”, bueno no tan dramática, pero algo así.
Este tema me ha dado vueltas y vueltas en la cabeza, sobre todo porque afecto de alguna manera a nuestro proyecto de familia, y sin embargo no me arrepiento de lo actuado, porque hice lo mejor en su momento según mi criterio y pienso que si estaría en el lugar de esas personas quizás actuaría de manera similar.
Y aquí otra frase:  Soy responsable de mis actos pero no puedo ser responsable de tus reacciones.
Y así, con estas lecciones aprendidas cerramos un año y con las pilas bien recargadas a comenzar uno nuevo

Facturación Electrónica: ¿Obligación u Oportunidad?


Facturación electrónica es un concepto que se conoce ya en varios países, en Chile por ejemplo llevan este esquema desde hace varios años, en otros países apenas se está adoptando.

facturae1En Ecuador, el Servicio de Rentas Internas – SRI ha establecido los plazos de implementación de facturación electrónica[1], en donde los contribuyentes especiales, exportadores, contribuyentes que realizan sus transacciones comerciales desde internet, entre otros debían tener las autorizaciones de sus documentos electrónicos a través de los mecanismos que el SRI ofrece para el efecto; todo esto hasta el 1 de enero de 2015.  Existe otros plazos que empiezan a cumplirse y es de esperar también que tarde o temprano todos los contribuyentes estemos inmersos en este tema.

Es importante saber que la facturación electrónica en la mayoría de casos se considera una obligación, se puede transformar en una oportunidad para muchas organizaciones grandes y pequeñas pues podrán automatizar un proceso que es vital para las compañías, como es la facturación.

Al tener la información en un sistema informático será mucho más fácil sacarle provecho a la misma, por ejemplo tener un análisis de ventas por producto y por cliente, en donde podrá conocer cual es la época del año baja y cuál es la alta.  Con esta información todos los decisores de las empresas podrán realizar acciones orientadas a sacar adelante a sus compañías.

Muchas personas naturales y algunas empresas no quieren incursionar en este mundo hasta que estén obligados, sin embargo si lo hacen de manera correcta por supuesto, podrán sacarle ventaja a la misma. Con facturación electrónica, gastos de logística por entrega de estos documentos se elimina, pues ahora las facturas llegan por correo electrónico o se publican en diferentes portales de los proveedores; además los documentos autorizados estarán siempre disponibles para su descarga en el sistema en línea del SRI.

Entre algunos comentarios he escuchado que la gente piensa que es una herramienta más del gobierno para controlarlos, en realidad pienso que va más allá de eso, pues con ello existen muchos procesos que antes podían tomar días, ahora se pueden concretar en pocas horas incluso.  Si a esto sumamos que los pagos se realizan ahora directamente en internet a través de transferencias bancarias y otros medios electrónicos, poco a poco se va desmaterializando las finanzas y empezamos a depender de la tecnología para ello.

Como hemos visto, este esquema puede ser tomado únicamente como una obligación que hay que cumplir para evitar multas y sanciones o se le puede sacar mucho provecho para mejorar las estrategias de ventas de los negocios.

[1] http://www.sri.gob.ec/web/guest/comprobantes-electronicos1


Informatizar el desorden


Esta interesante frase la escuche una vez en alguna reunión en la que se analizaba la solicitud de un área funcional de una organización para “automatizar” sus procesos, el problema era que no existía ningún proceso definido formalmente, únicamente procedimientos, acciones y actividades que se realizaban de acuerdo al buen juicio y experiencia de quienes los estuvieran ejecutando, de tal suerte que cuando ellos salieran, todo lo conocido se perdería.

Al escuchar pacientemente la realidad del área, el experto de una manera muy diplomática les explicó que ningún sistema informático les iba a solucionar sus problemas tal cual están, pues antes de automatizar es importante que el proceso se encuentre claro, definido, socializado y que todos lo apliquen, pues caso contrario además de “informatizar el desorden” se va a generar un fuerte rechazo por parte de los usuarios que llevará inevitablemente al fracaso del “sistema” y seguramente la cura sería más costosa que la enfermedad.

Si se ingresa “basura” al sistema automatizado y el proceso no está bien definido seguramente lo que conseguiremos es “basura mal modificada”.  En algunos casos únicamente se levanta el proceso (en el mejor de los casos únicamente se obtiene el flujograma), asumiendo muchas cosas y si los responsables de revisar esta información son cambiados,  es muy probable que el proceso como tal ya no tenga validez, pues ha cambiado el criterio con que se levantó al inicio.

Antes de automatizar un proceso debería realizarse su levantamiento (con toda la caracterización que se requiere y no únicamente el flujograma), socialización e implementación, con al menos dos ejecuciones completas para medirlo, mejorarlo y sobre eso realizar el análisis de si es automatizable o no, otorgarle una prioridad antes de los desarrolladores comiencen a programar.  Sin olvidar que se levantaría inicialmente un proceso AS IS (tal como está) para que en cuanto se tenga mediciones e indicadores, se pueda plantear algunas reformas que permitan tener el proceso TO BE (como debería ser).

Si seguimos “informatizando” el desorden, seguramente seguirá creciendo el rechazo de muchos usuarios a tecnología, pues no obtendrán lo que ellos esperan.  Es por ello que muchas organizaciones optan por implementar sistemas que ya tienen automatizados procesos comunes y se acoplan a los mismos, pues estos ya han sido probados en muchas instituciones más.

Estos ejemplos son los que nos permiten reflexionar a los colegas del área de tecnología en nuestro rol, muchas veces nos convertimos en simples ejecutores de lo que nos solicitan, sin aportar ningún criterio.  Al ser nosotros los “expertos” en el área tenemos la obligación de asesorar al usuario y a las instituciones en que se realice el proceso de tal forma que garantice resultados correctos y sobre todo que generen un valor real agregado a las áreas funcionales.


La gestión de la comunicación en la entrega de servicios


Actualmente existen muchas empresas que ofrecen mucho más que productos, de hecho ahora hay una gran oferta y demanda de servicios.  Estos son de toda índole, en este caso específico me referiré a los servicios informáticos o tecnológicos, aquellos en donde un usuario que no conoce a profundidad del tema depende de “algo” relacionado con tecnología para realizar su trabajo.

Alguna vez en un seminario al que asistí se referían a que siempre es mejor brindar un servicio a medias a no brindar el servicio, esto con respecto a la disponibilidad de los mismos.

Ahora en todo este rollo de servicios, cómo entra la comunicación?, al ser el servicio la entrega continua de “algo”, es muy importante para el usuario o nuestro cliente conocer que es lo que está pasando con el mismo, especialmente si sucedió algo que provocó la interrupción del mismo.

Y como nos comunicamos con el usuario? pues existen diferentes formas a través de una llamada telefónica, un correo electrónico o personalmente. Lo importante es mantener informado al usuario sobre las acciones que estamos llevando a cabo en lo solicitado

No es necesario que nosotros inventemos como gestionar la comunicación, existen estándares, normas y mejores prácticas que han sido aceptados a nivel internacional que nos muestras y de una manera muy práctica la gestión de comunicación, a veces es cuestión de aplicar un poco de sentido común, con ponernos en el puesto de nuestro usuario muchas veces basta.

Sería importante tener formalizado por escrito un proceso para la gestión de la comunicación en la entrega de servicios, de tal manera que cuando ocurra un incidente todos los responsables del servicio conozcan muy bien cual es la cadena de escalamiento y cuál es la información mínima necesaria que deben entregar.

Con un plan muy sencillo de comunicación lo más probable es que la percepción de la calidad del servicio que entregamos mejore mucho. por lo tanto gestionar la comunicación durante todo el ciclo de entrega de un servicio es un tema vital.


Si no recibes el servicio que necesitas… cambia de proveedor


Supongo que el título de este artículo se aplica a todos los aspectos de la organización y de la vida en general, sin embargo me voy a centrar en la provisión de servicios de tecnología específicamente.  En el mercado existen gran cantidad de proveedores de servicios tecnológicos que muchas veces ofertan productos de grandes compañías.  Cada fabricante tiene sus políticas y modelo de comercialización definidas y muchas veces hacen seguimiento directo a los clientes que adquieren montos considerables de sus bienes.

Sin embargo cual es el mínimo servicio de calidad que deberíamos exigir como áreas de TI? Para responder esta pregunta debemos mirar casa adentro y tomar conciencia de cuan fundamental y estratégica se ha transformado la tecnología para la organización, existen muchos servicios que se han convertido en críticos y se debe garantizar su continuidad para evitar grandes pérdidas.

Basados en esta premisa, es imprescindible que desde el área de TI tengamos claro cual es el nivel de servicio mínimo que requerimos nos entregue el proveedor.  Debemos exigir no solo calidad sino calidez.   Desde la perspectiva del cliente un constante buen trato es fundamental para generar fidelidad, pero si durante el proceso de adquisición uno se encuentra con que existe demasiadas trabas, y quizás no solo en la compra, sino en la forma de llevarlo a cabo es necesario comenzar a mirar en otras direcciones. Lo más seguro es que en el mercado exista más de una opción para conseguir el mismo servicio de mejor calidad con calidez y quizás a menor precio.

Muchos problemas en el proceso de adquisición de un producto con un proveedor pueden entorpecer el servicio final que el área de tecnología brinda a sus usuarios, a veces lo más valorado por el cliente es la forma que el proveedor tiene para resolver los problemas.

Dentro de las relaciones humanas existe una diversidad de reacciones frente a varias situaciones y hasta cierto punto es aceptable que quien representa al proveedor tenga un “mal trato” al cliente pero solo de manera excepcional (somos humanos y cualquiera puede tener un mal día), pero si observamos que esta conducta se repite varias veces o en una misma época o indistintamente significará que algo no anda bien y se convierte en una necesidad imperiosa el promover de alguna manera la libre competencia entre proveedores para que el servicio mejore.

Alguien alguna vez me dijo: “El cliente siempre tiene la razón mientras tenga dinero para pagarlo”.  Nosotros como área de TI pagamos por un producto o por un servicio por ello es necesario que exijamos la calidad y  calidez que requerimos para cumplir nuestras funciones y cumplir el rol estratégico que el área tiene dentro de la Organización.


Las herramientas tecnológicas por si solas no siempre son la solución


En este mundo actual lleno de tecnología sucede que muchas veces dentro de las organizaciones existen personas que se imaginan que la solución a muchos de los “problemas” que se sucitan en las actividades diarias de las empresas es la tecnología, en cualquiera de sus formas. 

Se asume que una comunicación ineficiente será solucionada con la implementación de telefonía IP, videoconferencias, con correo electrónico corporativo o entregando smartphones a todos los colaboradores; se asume que la solución para mejorar la eficiencia en los procesos administrativos de apoyo y demás será la implementación de un BPM o un ERP completo.

Sumado a esto muchas veces se estima que la tecnología es algo muy sencillo que se limita a adquirir e instalar un software en cualquier pc y que con ello todo problema puede ser resuelto, no niego que en contadas excepciones esto puede suceder, pero la ocurrencia es mínima.  De hecho esta situación podría acercarse mucho a la realidad, si es así, puede ser porque la organización es pequeña, o se encuentra en su etapa de nacimiento, en este caso alguna herramienta tecnológica puede convertirse en el marco de acción de los procesos de la empresa, o es posible que la organización tenga regulado de manera muy formal los procesos que se ejecutan en su interior y las herramientas tecnológicas en este caso se convierten efectivamente en parte de la solución, agilitando y contribuyendo a la eficiencia y eficacia de los mismos.

De acuerdo a lo mencionado es posible darse cuenta que un factor clave para que una herramienta tecnológica se convierta en una “ayuda” en lugar de un “dolor de cabeza” es que los procesos que se ejecutan en la organización se encuentren formalmente delineados, que los requerimientos de lo que se busca se encuentren claros y sean duraderos en el tiempo, si bien es cierto que los sistemas y la tecnología debe ser adaptable y flexible es importante tener lineamientos que perduren en el tiempo para que las inversiones no se vuelvan un gasto.


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