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Del jefe “ogro” y otras variedades


jefeogroSeguramente a muchos les interesará este post pues esperan ver reflejado en mis palabras a algún personaje de su vida actual o pasada a quién le caería muy bien el denominador de “jefe ogro” o porque no “jefa ogra”, por lo menos desde la perspectiva de cada uno.

En realidad mi intención no es criticar ni mucho menos a ninguna persona con estos calificativos, se trata de colocar algunas ideas desde otro punto de vista.

En lo personal considero que he tenido muy buena suerte con mis jefes, he aprendido mucho de las cosas buenas que se deben hacer y que cosas NO se debe hacer, siempre la vida es eso un aprendizaje, por fortuna considero que nunca tuve un jefe o jefa ogr@, de vez en cuando tuvieron sus malos días como todo el mundo, pero nada fuera de lo normal;  sin embargo son varias las ocasiones que en conversaciones esporádicas o en tertulias con amigos todos tienen una o varias anécdotas de sus terribles empleadores.

Así alguien decía que su jefe le gritaba mucho, todo trabajo estaba mal hecho y cualquier idea que presentaba mi amigo era pronto adueñada por su jefe y quien brillaba al final es ese famoso personaje. Realmente es cierto que hay jefes de todas variedades y para todos los gustos, al igual que empleados.

Hay quien se queja de que su jefe parece su dueño y el empleado se asemeja a un objeto, lo controla día y noche, espera que esté a su total disposición y por el salario mínimo.  Es cierto que hay profesiones que requieren un trabajo de más horas de lo normal, pero de ahí al acoso solo hay un paso.

Si el famoso jefe o jefa se empieza a meter en tus asuntos personales pues es otro gran punto en contra, es típico de esa persona que te quiere imponer cuales son las prioridades en tu vida, y obviamente la número uno tiene que ser el trabajo, lo segundo  y tercero también el trabajo y si acaso te sobra un poco de tiempo puedes descansar un momento capacitándote para seguir trabajando más y mejor, seguramente todo eso será una señal de alerta.

Ahora, ¿qué tan fácil puede ser convivir con este tipo de jefes?, realmente depende mucho de tu fuerza mental y paz interior,  pues una persona como las que he descrito puede llegar a desequilibrar totalmente tu vida, y obviamente esto afectará a todos quienes te rodean, así que a veces es mejor tomar decisiones y hacerse a un lado para permitir que alguien que tenga un nivel de tolerancia más alto pueda lidiar con esa persona.

Claro que también queda la opción de esperar que esa persona cambie, al final dicen que los milagros ocurren.

Y, tú ¿Tienes alguna anécdota de algún jef@ ogr@ que quieras contar?


Informatizar el desorden


Esta interesante frase la escuche una vez en alguna reunión en la que se analizaba la solicitud de un área funcional de una organización para “automatizar” sus procesos, el problema era que no existía ningún proceso definido formalmente, únicamente procedimientos, acciones y actividades que se realizaban de acuerdo al buen juicio y experiencia de quienes los estuvieran ejecutando, de tal suerte que cuando ellos salieran, todo lo conocido se perdería.

Al escuchar pacientemente la realidad del área, el experto de una manera muy diplomática les explicó que ningún sistema informático les iba a solucionar sus problemas tal cual están, pues antes de automatizar es importante que el proceso se encuentre claro, definido, socializado y que todos lo apliquen, pues caso contrario además de “informatizar el desorden” se va a generar un fuerte rechazo por parte de los usuarios que llevará inevitablemente al fracaso del “sistema” y seguramente la cura sería más costosa que la enfermedad.

Si se ingresa “basura” al sistema automatizado y el proceso no está bien definido seguramente lo que conseguiremos es “basura mal modificada”.  En algunos casos únicamente se levanta el proceso (en el mejor de los casos únicamente se obtiene el flujograma), asumiendo muchas cosas y si los responsables de revisar esta información son cambiados,  es muy probable que el proceso como tal ya no tenga validez, pues ha cambiado el criterio con que se levantó al inicio.

Antes de automatizar un proceso debería realizarse su levantamiento (con toda la caracterización que se requiere y no únicamente el flujograma), socialización e implementación, con al menos dos ejecuciones completas para medirlo, mejorarlo y sobre eso realizar el análisis de si es automatizable o no, otorgarle una prioridad antes de los desarrolladores comiencen a programar.  Sin olvidar que se levantaría inicialmente un proceso AS IS (tal como está) para que en cuanto se tenga mediciones e indicadores, se pueda plantear algunas reformas que permitan tener el proceso TO BE (como debería ser).

Si seguimos “informatizando” el desorden, seguramente seguirá creciendo el rechazo de muchos usuarios a tecnología, pues no obtendrán lo que ellos esperan.  Es por ello que muchas organizaciones optan por implementar sistemas que ya tienen automatizados procesos comunes y se acoplan a los mismos, pues estos ya han sido probados en muchas instituciones más.

Estos ejemplos son los que nos permiten reflexionar a los colegas del área de tecnología en nuestro rol, muchas veces nos convertimos en simples ejecutores de lo que nos solicitan, sin aportar ningún criterio.  Al ser nosotros los “expertos” en el área tenemos la obligación de asesorar al usuario y a las instituciones en que se realice el proceso de tal forma que garantice resultados correctos y sobre todo que generen un valor real agregado a las áreas funcionales.


Y si la administración está separada de la tecnología?


Todas las organizaciones actualmente cuentan con tecnologías de la información  (quizás alguna remota excepción no lo haga) y por supuesto que tienen también en su estructura una persona o toda una división que se haga cargo del tema administrativo y del financiero (en la mayoría de casos van juntos).    Por el curso que tomó la historia, tecnología  o sistemas solía estar ubicada y dependía de la unidad financiera.

En la actualidad la tecnología se ha convertido en un elemento de estrategia dentro de las organizaciones, es así que en muchas corporaciones existe la Vicepresidencia de Tecnología, o en su defecto las unidades de TI se encuentran a un nivel asesor, esta práctica ha sido adoptada poco a poco por varias organizaciones, sin embargo existen algunas en las que aún no es posible este tipo de práctica.

De que depende que esto ocurra o no?  En la mayoría de casos la gerencia general suele estar envuelta en mil asuntos y no le otorga mucha importancia al tema,  en otros casos a la unidad administrativo y/o financiero no le interesa que esto ocurra, ya sea porque simplemente no tiene tiempo de analizarlo, o porque no entiende el amplio espectro que TI abarca o solo porque así venían trabajando antes y no les interesa cambiarlo.

Pero que sucede si se encuentran en unidades separadas y estás no logran coordinar una adecuada acción?, con seguridad casi todos los procesos se entorpecerán, y quien sufrirá las inevitables consecuencias son todos los usuarios internos y externos de la Organización.

Es muy importante que todas las unidades de una organización funcionen en armonía, pues de esta manera es más fácil conseguir los objetivos planteados, y es fundamental que tanto la unidad de tecnología como la que administra las finanzas también funcionen en concordancia para lograr realizar las inversiones en TI necesarias.

No niego la posibilidad que si se logra identificar muy bien las actividades de cada unidad de acuerdo a procesos es posible “separar” ciertas áreas e incluso contratar como un servicio, lo que permitirá a la organización centrarse en su negocio.  Sin embargo cuando es una organización que se encuentra en crecimiento en donde no existe una definición clara de los procesos, funciones y demás, en donde se ha comenzado de una manera un poco desordenada, en donde el conocimiento está en las personas y no existe algo formal, se complica un poco más la posibilidad de “separar” las áreas.

Como leí en un post ahora las finanzas y la tecnología van de la mano. En una empresa que ha dejado de lado el modelo jerárquico y ha adoptado el modelo por procesos seguramente este paso será mucho más fácil


¿Puede existir la amistad en el plano profesional?


Quizás parezca un tema poco convencional y de hecho es muy subjetivo.  Me ha llamado la atención probablemente porque mi cerebro está muy conectado a mis emociones y últimamente me he topado con situaciones que me han obligado a reflexionar al respecto.

Considero que yo he sido una persona que siempre ha sabido manejar muy bien el tema profesional y el personal, he sabido establecer límites entre uno y otro; sin embargo que pasa cuando la otra persona no lo hace.  Se pueden presentar situaciones muy desagradables.  Existen empresas que han quebrado porque los dueños no supieron manejar estas relaciones, es por ello que para mí todavía son caso de admiración aquellas empresas familiares que han logrado sobrevivir por un largo tiempo.

Si pasamos la tercera parte de nuestro día compartiendo con un mismo grupo de personas es natural que se desarrollen lazos de amistad, en la mayoría de los casos existen actividades extra al trabajo que logran una integración entre el equipo, sin embargo es preciso recordar que la naturaleza humana es muy compleja y por ello no siempre se conocerá los resultados de este tipo de relaciones que se crean en el día a día.

Pienso que la regla más importante para que este tipo de relaciones funcionen es dejar claro los términos en los que se va a trabajar, dejar bien establecido que cualquier altercado profesional no debería influir en la relación de amistad y viceversa.

En este punto creo que sería importante desarrollar la habilidad de comunicación efectiva para estar seguros de transmitir claros los mensajes de responsabilidades asignadas, aprender a decir NO, aprender a “presionar” para obtener resultados, entre otras habilidades.

Hay un punto positivo adicional y es que cuando trabajas con gente de tu confianza, amigos y colegas con los que te entiendes a las mil maravillas puedes lograr llevar a cabo grandes proyectos, cumplir con objetivos y estrategias que enriquezcan a todos. En este caso solo he topado el tema de amistad, pero ¿qué pasa cuando existe algo más que amistad entre dos colaboradores?, es un tema muy interesante que espero toparlo en otra entrada más adelante.

Sé que en este tema existirá infinidad de puntos de vista pues es un tema al extremo subjetivo,  sin embargo no por ello deja de ser real y creo que cualquier comentario que tengan al respecto será un gran aporte para los demás lectores


Rotación de personal… interesante dilema


Uno de los dilemas con que uno se topa en el tema de gerencia y que desde cierto punto de vista es crítico si no se lo maneja bien es la famosa Rotación de Personal.

Se puede tomar varias posiciones, una puede ser muy extremista en donde desde la posición gerencial no se le de importancia al tema y que se vaya todo el equipo si es así, o intentar retener al personal lo más que se pueda para no provocar un impacto en la continuidad del negocio.

Ahora, que tan bueno es tratar de retener al personal? Creo que es importante revisar el tema de las motivaciones que tienen para salir. 

  • Un factor común es el tema salarial, la competitividad del mercado actual ofrece en algunos sectores mejores salarios y beneficios, y por supuesto no siempre es posible realizar una contrapropuesta para que el personal se quede.
  • Otro tema es el clima laboral, a veces no se puede realizar mucho en cuanto al tema de Recursos Humanos cuando no estamos en esa área y en algunas empresas en lugar de ayudar hacen que el personal se sienta insatisfecho, como por ejemplo al poner trabas al pago de horas extras o aplicar exageradas multas con atrasos.
  • La realización personal también podría tener mucho que ver, y en esos casos es importante tener una charla con la persona para ayudarle a enfocar su visión y verificar si en verdad esta no se alinea con la empresa, pues si no es así es mejor dejar que esa persona se vaya pues no va a colaborar con mucho entusiasmo en sus tareas.
  • La realización profesional, a veces ocurre que el personal se prepara a través de los años para poder ascender y no siempre es posible hacerlo debido a las circunstancias, pues hay varios candidatos que apuntan a un mismo puesto y obviamente uno solo de ellos lo logrará, para los demás suele ser frustrante y prefieren buscar otros rumbos.

Ahora, con estos motivos es necesario evaluar la contra oferta al funcionario para que permanezca en la Institución, estimo que en algunos casos no vale la pena retenerlo, pues se tendrá una persona que no aporte con lo que se requiere.  Existen equipos de alto rendimiento en donde todas las personas son muy importantes en el trabajo que aportan y en estos casos la decisión es mucho más dificil de tomar.

Sin querer ser satánica o maquiavelica, habrá ocasiones excepcionales en que realmente se debe dejar ir a las personas, es importante contar con gente comprometida en el equipo, no olvidar que nadie es indispensable, que el riesgo que algunas personas se vayan puede ser alto, pero para ello desde la gerencia se debe solicitar el tema de trabajar por procesos, normas, estandares y demás que ayudan a que la salida del personal no tenga un impacto demasiado alto.

Por último cuando la gerencia la realiza una mujer, dejar el corazón a un lado (a veces para las mujeres es dificil) y tomar decisiones muy objetivas que se basen en resultados.


¿Quién decide qué accesos web son permitidos?


Esta es una temática que ha sido tratada en la mayoría de organizaciones y cada vez con mayor frecuencia debido al incremento del uso de las tecnologías de información como herramienta básica de trabajo de los empleados, sin embargo los administradores de redes, de infraestructura o los directores de tecnología se enfrentan a una interesante pregunta que merece el título de este post y es ¿quién decide qué accesos web son permitidos y cuales son prohibidos?.  Es acaso función y atribución del administrador de la red o de seguridades, se debe tomar esta decisión a nivel del director del área de TICS o es una decisión de la Alta Gerencia?

Desde mi punto de vista esta es una decisión que debe ser totalmente avalada y apoyada por la Alta Gerencia, probablemente el Director de TI sea quien entregue las pautas para que esta decisión pueda ser tomada, sin embargo si no tiene el apoyo en los altos mandos, dificilmente será respetada y acatada por los empleados.

Sin embargo no se debe bloquear por bloquear y ahí es importante escuchar el punto de vista de los usuarios, pues muchos de ellos requieren accesos bancarios a través de internet, acceso a páginas de universidades para completar sus trámites en caso de continuar sus estudios, quizás requieren acceso a páginas de mensajería instantánea o chats para comunicarse con su familiar que viajo al exterior y que en el día es el único momento que se puede comunicar.

No justifico y estoy totalmente de acuerdo con que las páginas con contenido adulto y relacionadas no sean accesibles (de acuerdo al giro del negocio, como en todo pueden exisitir excepciones), así como las páginas que permiten descargas de software pues ahí se pierde una arista del control de la seguridad tanto en la red como en las máquinas de los usuarios.

También existen organizaciones en donde la Alta Gerencia no se preocupa por el tema y las decisiones son tomadas a nivel de Direccion de TI y aunque se convierta en uno de los seres menos queridos dentro de la organización por este tipo de acciones, todos los involucrados en la temática sabemos que es algo que se debe realizar…. Después de todo, alguien debe realizar el trabajo sucio, cierto?

A modo de conclusión, la Dirección de TI debe dar a conocer a la Alta Gerencia la importancia de tomar estas decisiones para que estas sean cuenten con su total auspicio.


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