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¿Cuánto estás dispuesto a dar por lo GRATIS?


gratisCada día aparecen miles de app (aplicaciones) sin costo, GRATIS para el usuario, si como lo oyes, es GRATIS!.  De hecho este es el principal motor para que sus usuarios se registren, a fin de cuentas, a quién no le gusta recibir algo sin pagar por ello?

He navegado un poco y existe de todo en ese mar de aplicaciones, la mayoría de ellas, tienen un límite.  Generalmente no te entregan toda la funcionalidad que algún momento necesitarás, o te cobrarán por las actualizaciones, o una vez que estás totalmente enganchado te dicen muy bien ahora ya tienes que pagar.

Según mi criterio siempre pagamos por las aplicaciones, aunque estás sean GRATIS. Lo que damos a cambio no siempre es dinero, lo que entregamos es información, NUESTRA información, exactamente, muchas veces se almacenan contraseñas, teléfonos, nombres, identificadores personales, correos electrónicos y demás información que podría ser mal utilizada en caso de caer en manos perversas (estoy siendo dramática, pero en realidad hay de todo en este mundo).

Algunas aplicaciones cuyos creadores son muy responsables publican muy claramente cuales son sus términos y condiciones de uso, aquellas que generalmente decimos SI ACEPTO, sin haberlas leído, realmente es una lata leer tantas líneas y con letra tan pequeña, pero en todo caso si no lo leíste y aún así te registraste aceptándolas pues muchas veces estás dando tu autorización para que los creadores de esa aplicación puedan hacer con tu información lo que ellos crean conveniente.  En otros casos no dicen nada, y solo te piden que ingreses con tu usuario y contraseña de tus cuentas en correos públicos o redes sociales, muchas de las cuales ofrecen servicios para que esto sea posible, sin embargo si ni siquiera existen términos y condiciones en la aplicación que vas a utilizar deberías pensar dos veces a quien das tu contraseña.

Alguien dijo la información es poder, en realidad no solo es poder, también puede ser muy rentable contar con tantos datos, quizás los creadores de las aplicaciones no son quienes les dan mal uso, pero hay gente que paga cantidades muy grandes de dinero por esas bases de datos, que además recogen todo nuestro comportamiento en la red.

No digo que todo lo GRATIS sea malo, de hecho existen muy buenas aplicaciones que con sus limitaciones no tienen costo, y quienes en sus términos y condiciones indican sus términos de privacidad de información, y existen otras en las que te indican de una manera frontal en sus términos de uso que van a utilizar todos los datos que recojan tuyos o de tus clientes (en caso de ser una página web, por ejemplo), pero como nadie lee esas molestosas letras, simplemente aceptamos todo.

En realidad te invito a que cada vez que aceptes una aplicación ya sea gratis o pagada, entrega unos minutos a leer los términos y condiciones que te entregan para saber a quien estás entregando tu información y en que condiciones.  Te imaginas, que alguien pueda revisar todo tu correo electrónico? y lo peor de todo que si a ti se te ocurre demandarlo por ello, tienes las de perder, pues aceptaste esos términos y condiciones.

Siempre mira bien qué es lo que entregas cuando accedes a algo GRATIS

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La gestión de la comunicación en la entrega de servicios


Actualmente existen muchas empresas que ofrecen mucho más que productos, de hecho ahora hay una gran oferta y demanda de servicios.  Estos son de toda índole, en este caso específico me referiré a los servicios informáticos o tecnológicos, aquellos en donde un usuario que no conoce a profundidad del tema depende de “algo” relacionado con tecnología para realizar su trabajo.

Alguna vez en un seminario al que asistí se referían a que siempre es mejor brindar un servicio a medias a no brindar el servicio, esto con respecto a la disponibilidad de los mismos.

Ahora en todo este rollo de servicios, cómo entra la comunicación?, al ser el servicio la entrega continua de “algo”, es muy importante para el usuario o nuestro cliente conocer que es lo que está pasando con el mismo, especialmente si sucedió algo que provocó la interrupción del mismo.

Y como nos comunicamos con el usuario? pues existen diferentes formas a través de una llamada telefónica, un correo electrónico o personalmente. Lo importante es mantener informado al usuario sobre las acciones que estamos llevando a cabo en lo solicitado

No es necesario que nosotros inventemos como gestionar la comunicación, existen estándares, normas y mejores prácticas que han sido aceptados a nivel internacional que nos muestras y de una manera muy práctica la gestión de comunicación, a veces es cuestión de aplicar un poco de sentido común, con ponernos en el puesto de nuestro usuario muchas veces basta.

Sería importante tener formalizado por escrito un proceso para la gestión de la comunicación en la entrega de servicios, de tal manera que cuando ocurra un incidente todos los responsables del servicio conozcan muy bien cual es la cadena de escalamiento y cuál es la información mínima necesaria que deben entregar.

Con un plan muy sencillo de comunicación lo más probable es que la percepción de la calidad del servicio que entregamos mejore mucho. por lo tanto gestionar la comunicación durante todo el ciclo de entrega de un servicio es un tema vital.


¿Que tan “estrictos” se puede ser en Tecnología?


Antes de que se termine el primer mes del año, me gustaría  compartir con ustedes un tema que he tenido pendiente de tratar hace tiempo. 

Dentro de algunos proyectos en los que  he participado, en varias reuniones mantenidas con los usuarios finales y los técnicos que la implementan ha existido la “crítica” hacia el método con el que se está manejando el proyecto y han mencionado que no se debe ser tan estrictos con el mismo.

Al ser un tema recurrente considero que es importante realizar un análisis para saber que es lo que está sucediendo y a la vez poder compartirlo con ustedes.

Considero que  la utilización de normas y estándares a veces puede volverse un tema en contra que hace burocrático procesos que deberían ser bastante flexibles, en ocasiones no solo burocrático sino hasta frustrantes pues si existe demasiadas trabas en un paso del proceso este no se llevará a cabo y quienes esperan los resultados no los tendrán, causando un malestar a todos.  Por su puesto que esto depende finalmente de las personas que lideran y ejecutan los procesos.

Existen responsables que son demasiado estrictos y no permiten ningún avance en el proceso si antes no se ha cumplido todos los requisitos. Es cierto que hay que ser bastante cuidadosos con la ejecución de procesos en TI, especialmente por el tema de garantizar la calidad de servicio, así como por la seguridad de la información, sin embargo, es muy importante que estos incluyan cierto grado de flexibilidad pues si bien es cierto es fundamental que la organización conozca y utilice los mecanismos que se han dispuesto para el proceso, es también necesario considerar que pueden existir excepciones en donde se debe conocer cual es la opción a ejecutarse y que debe permitir una salida rápida.

Alguna vez tomé un curso muy interesante en donde el profesor indicó que siempre es mejor tener un “mal servicio” a no tener nada, realmente ahora entiendo que eso es muy cierto, si en TI nos dedicamos a encontrar la perfección del servicio nunca se tendrá nada en producción, sin embargo es importante que todo el equipo conozca cual es estimado de  “imperfección” con que se admiten los servicios en producción.

A veces el “negocio” requiere que TI les apoye en temas urgentes, esto es normal siempre que esta sea la excepción y no la regla.  Por ello es muy importante dentro de los procesos tener documentado también que casos deben y pueden ser tratados como excepción, quizás podrían ser tratados como emergentes.

Para saber que tan “estrictos” podemos ser en TI, es importante conocer la dinámica del negocio, así como la fase por la que está atravezando la organización pues los requerimientos no serán iguales para una empresa en crecimiento como para una que ya se encuentra estable. Y una vez que se tenga estas variables dominadas es de suma importancia que el equipo de trabajo interiorice este tipo de realidad para que actúe de acuerdo a la misma, con ello no se evitará al máximo el malestar que pudiera existir por parte de los usuarios finales y del equipo de TI.


El impacto de la rotación de personal en proyectos TI


Supongo que este es un tema que se ha estudiado y analizado antes a profundidad y me parece un tema bastante interesante.  En esta ocasión me limitaré a dar una visión desde mi perspectiva personal y trataré de proponer algunos puntos para que puedan ser comentados por ustedes, compartiendo su experiencia en este campo.

Como en cualquier proyecto, existe un conjunto de riesgos que deben ser tomados en cuenta y analizados para lograr que este llegue a su fin existoso, uno de estos eventos es el cambio del personal, ya sea quienes lo lideran, lo ejecutan o de alguna manera se encuentran involucrados en el mismo, esta rotación puede ocasionarse por diferentes causas, por ejemplo enfermedad, calamidad doméstica, reuncia, motivos de fuerza mayor, e infinidad de temas más.

Cuando una persona comienza a desempeñar un rol dentro de un proyecto empieza a generar conocimiento y experiencia que inicialmente se almacenarán únicamente en su memoria, si esta persona permanece en el proyecto de principio a fin, es mucho más probable que se puede concluir con éxito pero si sale, es posible que se requiera manejar una brecha que puede incluso ser la causa de la caída del proyecto, no todos los casos son iguales, pero puede suceder.

Si una persona sale de un proyecto el impacto que genera dependerá  en gran medida del rol que juega en el proyecto, el tiempo que ya lleva desempeñando ese rol y probablemente la eficiencia con la que desarrolla su trabajo.  Sé que me van a decir que eso se puede mitigar de muchas maneras y si es factible pero hay que tomar en cuenta que el institucionalizar el conocimiento no es sencillo, ni barato y toma tiempo.

Este tipo de comportamiento no solo se presenta en proyectos, también se puede presentar en puestos de trabajo, en donde existen personas que desarrollan el conocimiento completo sobre el rol que manejan y al salir los procesos corren el riesgo de romperse

Entonces es importante contar con:

  • Procesos.- Es cierto que a veces se realizan las cosas mediante un “proceso” que todos saben como se lo ejecuta, pero esto no se encuentra escrito en ningún lugar o que existe el documento guardado en algún archivador del Edificio.  Es importante tener la documentación mínima para garantizar la continuidad de los procesos y sobre todo socializarla, todos deben conocerla de memoria.
  • Documentación.- Todo lo anterior debería estar documentado y socializado, pues caso contrario no servirá de nada. Cada vez que una persona ingrese a reemplazar a alguien debe aprender y conocer estos procesos en su inducción de esa manera el trabajo fluirá de mejor manera con un impacto mucho más bajo
  • Personal de “respaldo”.- Algo que definitivamente va a aliviar bastante este problema es el capacitar o entrenar al personal de “respaldo”, es decir a quien le reemplazará en sus funciones mientras se ausente (pues no siempre es permanente) y con ello el proceso continua, quizás el tiempo de respuesta disminuya y por supuesto la carga de trabajo va a aumentar temporalmente pero el negocio no se detiene.

Quizás existen varios puntos adicionales que no he contemplado aquí, pero a mi parecer estos son los 3 fundamentales a tomar en cuenta para disminuir en algo el impacto de la rotación de personal en proyectos de TI

Ahhh se me olvidaba, cualquier parecido de lo mencionado aquí con la realidad es pura coincidencia  🙂


Cuando falla la tecnología…. videoconferencias..


Actualmente la tecnología como tal se ha vuelto imprescindible en muchas actividades cotidianas de las organizaciones.  Las tecnologías de la información y comunicaciones (TICs)  como tal  juegan un papel fundamental. 

Hoy estuve en la demostración de la utilización de la famosas videoconferencias, nosotros las usamos frecuentemente, cuando uno las mira en videos, o en funcionamiento implementada en infraestructuras muy grandes parecería que todo es muy sencillo, pero a la hora de la verdad resulta que es todo un proceso complicado, lleno de pruebas embrollos, errores y demás.

No hay duda que la videoconferencia es una herramienta fundamental hoy en día y es importante conocer las ventajas que ofrece como por ejemplo el ahorro en el transporte de las personas que se reunen (a veces puede evitar los costos de transporte a los empleados incluso entre países)

Soy parte de un equipo en donde se requiere manejar esta tecnología. Se realizan reuniones periódicas y son personajes del alto mando los que se conectan para comunicarse siempre sobre asuntos prioritarios e importantes y como ustedes seguramente saben esto no puede fallar, el equipo de trabajo responsable de hacer que esto funcione correctamente realizan varias pruebas antes de las sesiones.  Sin embargo por más afinamiento que se realiza no se puede garantizar que la tecnología funcione al 100% de disponibilidad siempre.

¿Qué hacer en esos casos?  Pues nunca se puede garantizar el 100% pero si puedes minimizar el riesgo y para ello tomar varias acciones, como por ejemplo en términos generales las siguientes 3:

  • Probar con anticipación el uso de las herramientas
  • Afinar al máximo los elementos a utilizar
  • Plantear varios escenarios en donde se planteen soluciones para los mismos (contingencias)

Existe mucho escrito sobre esto, normas, estándares y demás, sin embargo hay que tomar conciencia que así como las TICs se han hecho practicamente imprescindibles para el funcionamiento de la Organización, los responsables de ello siempre deben plantear las estrategias necesarias para garantizar que siempre se cuente con este servicio.


Teletrabajo


Sonó la alarma…..  es hora de levantarse, arreglar la casita (por lo menos lo básico, no soy de las afortunadas que tienen ayuda doméstica 😦 ), dejar la mitad de la comida lista y la ropa en la lavadora para la tarde.  Pero la verdad la cama está tibia y no tengo ganas de levantarme… y me pregunto.. y si pudiera trabajar sin salir de casa? en verdad hace falta mi presencia en la oficina para cumplir con mis actividades y objetivos?  Sería más fácil quizás no ir y hacerlo desde mi hogar…. por lo menos me ahorro el tiempo que me toma en ir al trabajo, en mi caso es poco, pero hay personas que invierten horas enteras en trasladarse, además podría combinar de mejor manera los pendientes de la casa con los de la oficina.

Y si el teletrabajo fuera más aceptado, quizás todo lo anterior se convertiría en realidad.  Pero porque en nuestra sociedad aún no se ha desarrollado el concepto de teletrabajo?

  • Desconfianza en las tecnologías de información.  Aún no se entiende a profundidad cual es el alcance de las comunicaciones, quizás en nuestro medio apenas están estabilizandose y es por ello, para un escenario de teletrabajo sería inadmisible que el internet se interrumpa por ejemplo, situación que aún es común aquí.
  • Costos y capacidad de las comunicaciones. Lamentablemente en nuestro medio los costos aún son demasiado altos para la capacidad que nos brindan las TI, seguramente porque nuestras operadoras y proveedores aún no cuentan con la infraestructura mínima necesaria.
  • Desconocimiento del uso de las TI. La brecha digital que existe en nuestro medio todavía es demasiado grande para acceder a este tipo de servicios.  La mayoría de  personas continuan creyendo que es necesario estar en la oficina para poder conectarse a la red y obtener los documentos necesarios para su gestión.
  • Falta de marco legal para proteger la información que se envía. Quizás todo lo anterior se vería apalancado por la existencia de un marco legal robusto que acá aún no existe, apenas se está haciendo los primeros esfuerzos para cubrir este hueco. 
  • Falta de estándares aceptados para este tipo de actividades. En una sociedad que apenas está entendiendo la importancia de apegarse a estandares y normas para producción y otras actividades es de esperarse que todavía ni se piense en todas las ventajas que puede signifcar el teletrabajo.

Las tecnologías de información cada vez son más avanzadas y nos ofrecen infinitas posibilidades de realizar cosas vía remota, incluso desde los dispositivos móviles, en algunos casos ya ni siquiera es necesario contar con una máquina portátil, basta un smartphone para realizar varias tareas como conectarse remotamente a la oficina, para tener una videoconferencia y otras maravillas

En realidad tengo la esperanza que estos puntos y quizás algunos otros que pude haber pasado por alto se puedan solventar muy pronto y así poder despachar mails desde mi tibia cama y trazarme un horario que me permita balancear mi vida personal con mi vida profesional de una manera más equitativa 🙂


Reuniones efectivas


Después de vivir el día a día, creo que es admisible un poco de desorganización, ojo, digo un poco dentro de una empresa, sin embargo algo que realmente odio y nunca me había topado con esto al extremo son las reuniones interminables y que no se llega a nada.

 Existen varias herramientas tecnológicas que nos permiten hacer maravillas al momento de agendar reuniones como apoyo al trabajo en equipo, sin embargo como alguien alguna vez me dijo de nada sirve tener un ferrari cuando la gente apenas sabe y quiere andar en bicicleta.

Entonces la clave está en hacer que el tiempo de la reunión sea productivo, para ello encontré una publicación web que me pareció muy interesante, a continuación resumo, según mi criterio, los 8 consejos que se sugiere para hacer de las reuniones un tiempo eficiente y productivo.

  1. Planificar el encuentro e informar al equipo. Siempre es necesario tener en cuenta que el tiempo del equipo es tan valioso como el nuestro y que ellos como nosotros tienen otras actividades que realizar dentro de sus funciones.
  2. Exija la puntualidad de los asistentes. En este tema se recalca la importancia del tiempo de cada persona, es importante cumplir con lo planificado y para ello la puntualidad tanto de inicio como de fin de la reunión es importante. 
  3.  Elabore una agenda con los contenidos a tratar. Para evitar que la reunión se convierta en una pérdida de tiempo es importante tener claro sobre los temas que se va a trabajar.
  4. Acote los temas según lo agendado. Este punto es de suma importancia, no olvidar que si no se limita únicamente a los temas acordados a tratar dentro de la reunión se pueden relacionar más temas que hacen que la reunión se alargue sin llegar a ninguna conclusión
  5. Maneje la reunión con cuotas de humor. Es importante que este punto de encuentro no se convierta en algo aburrido o monótono, siempre hay que tener una pequeña cuota de humor para llevar la reunión
  6. Evite los monólogos. Con monólogos interminables, la gente se aburre y la reunión pasa de ser un punto de trabajo en equipo a un largo discurso.
  7. Prevenga la formación de bandos entre los asistentes. A veces se puede tratar temas conflictivos y pueden surgir temas contrarios a los cuales se apegaran los asistentes, el moderador debe cumplir su rol y evitar que esto suceda.
  8. Tome nota de los temas tratados en la reunión. Es muy importante sacar conclusiones en las reuniones y además tomar nota de las mismas, es una buena practica contar con un acta de reunión en donde se resuma todos temas tratados y conclusiones, de la que esten enterados todos los asistentes

 Creo que esa es una buena guía para llevar reuniones efectivas, si desean ver un poco más a detalle les dejo el link de la fuente en la que me base para este post.

http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/8-pasos-para-una-reunion-de-trabajo-exitosa

PD:  No he podido escribir más seguido justo por ello… he sido convocada a reuniones poco efectivas 😦   Ojala esas personas lean esto jejeje…


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