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5 señales de que has perdido tu rumbo


sin rumboHas sentido alguna vez que estás pero no estás, o que quieres conseguir algo pero por alguna extraña razón hay algo que no te permite conseguir lo que te propusiste?

Creo que a muchas personas nos ha pasado, pienso que es algo bastante común, sin embargo lo importante es que esto no se convierta en tu estilo de vida, es decir que pierdas la perspectiva de lo que estás haciendo y hacia donde quieres llegar.  Te convertirás en un zombie (ahora que están tan de moda), un ser que se mueve según las circunstancias se lo dicten, casi sin voluntad propia.

Si en tu vida nunca te planteaste a donde quieres llegar y tampoco te pusiste metas o tiempos límite, pues probablemente este sea tu caso.

Si tienes muy claras las metas que quieres alcanzar pero parece que el tiempo avanza y no progresas sino que al contrario empiezas a retroceder, quizás te atrapó tu zona de confort, aquella en la que la deuda de la hipoteca no te deja mover para ningún lado o la escuela de los niños, quizás es el seguro médico, siempre habrá un motivo.

Si te sientes identificado(a) tal vez la lista siguiente te haga reflexionar de tu actual posición profesional.

1. Te mueven de un puesto a otro sin preguntarte (y lo peor! tu aceptas sin ninguna queja).  No me refiero únicamente la ubicación física, sino las funciones, hoy estás haciendo una cosa y luego alguien decide que debes hacer otra cosa y simplemente te lo ordenan sin consultarte si quiera si estás de acuerdo y tú simplemente aceptas, pues no quieres perder el empleo.

2. Asistes a cursos que tu empresa te paga aunque no te guste para nada la temática.  Estas siguiendo una formación profesional adicional contra tu voluntad, lo haces solo para cumplir con la exigencia de tu empleador (caso contrario pierdes el trabajo).  En realidad estás desperdiciando los recursos de tu empresa, y más que nada algo valioso que no recuperas y es tu tiempo.  Pienso que todo conocimiento suma y de una u otra manera te sirve en algún momento de tu vida.  Pero la idea de que alguien más decida que debes o no aprender debería ponerte a pensar sobre a donde estás yendo.

3. Nunca te has trazado un camino para imaginar que es lo que estarás haciendo profesionalmente en unos 5 años.  Muchas veces únicamente salimos de las aulas con la valiente misión de encontrar un trabajo que paguen algo decente y luego con todos los compromisos de la vida solo buscas un lugar en el que te paguen un poco más y así.  Pero te das cuenta que la motivación de estas acciones básicamente es el dinero, no tu pasión o lo que de verdad hace que disfrutes tus minutos.  En algún momento deberías plantearte hacia donde quieres llegar.

4. Tienes demasiadas deudas y tu único ingreso es el trabajo que tanto detestas, lo que hace una misión imposible el salir de ese trabajo a menos que tengas algo seguro por fuera; pero como nada es seguro, prefieres quedarte en ese trabajo.

5. Sientes que no te alcanza el tiempo para hacer lo que realmente te hace feliz, quizás te gusta leer ciencia ficción, o te gusta ir al cine, quizás degustar platillos exóticos, hay tantas cosas que te pueden hacer feliz y nunca tienes tiempo para hacerlo, siempre estás ocupado(a) con los reportes del jefe o con tantas tareas que no te alcanza el tiempo para nada.

Si este este es tú caso y estás totalmente conciente de que así lo elegiste y esa es la vida que quieres pues no debes hacer nada y continuar así, mientras esto te haga feliz  está bien; pero si de pronto sentiste una sacudida, un corazón que se queja y un cerebro que reclama poner al día esas metas que se volvieron recuerdos, es hora de que te pongas de pie y tomes decisiones con tu vida, te aconsejo que primero traces un plan algo no muy elaborado (recuerda que demasiado análisis genera parálisis), plantea grandes pasos que te lleven a tu meta.

Lo importante es que des el primer paso, luego el segundo y así pronto te habrás encaminado, volverás a tomar tu rumbo.

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Informatizar el desorden


Esta interesante frase la escuche una vez en alguna reunión en la que se analizaba la solicitud de un área funcional de una organización para “automatizar” sus procesos, el problema era que no existía ningún proceso definido formalmente, únicamente procedimientos, acciones y actividades que se realizaban de acuerdo al buen juicio y experiencia de quienes los estuvieran ejecutando, de tal suerte que cuando ellos salieran, todo lo conocido se perdería.

Al escuchar pacientemente la realidad del área, el experto de una manera muy diplomática les explicó que ningún sistema informático les iba a solucionar sus problemas tal cual están, pues antes de automatizar es importante que el proceso se encuentre claro, definido, socializado y que todos lo apliquen, pues caso contrario además de “informatizar el desorden” se va a generar un fuerte rechazo por parte de los usuarios que llevará inevitablemente al fracaso del “sistema” y seguramente la cura sería más costosa que la enfermedad.

Si se ingresa “basura” al sistema automatizado y el proceso no está bien definido seguramente lo que conseguiremos es “basura mal modificada”.  En algunos casos únicamente se levanta el proceso (en el mejor de los casos únicamente se obtiene el flujograma), asumiendo muchas cosas y si los responsables de revisar esta información son cambiados,  es muy probable que el proceso como tal ya no tenga validez, pues ha cambiado el criterio con que se levantó al inicio.

Antes de automatizar un proceso debería realizarse su levantamiento (con toda la caracterización que se requiere y no únicamente el flujograma), socialización e implementación, con al menos dos ejecuciones completas para medirlo, mejorarlo y sobre eso realizar el análisis de si es automatizable o no, otorgarle una prioridad antes de los desarrolladores comiencen a programar.  Sin olvidar que se levantaría inicialmente un proceso AS IS (tal como está) para que en cuanto se tenga mediciones e indicadores, se pueda plantear algunas reformas que permitan tener el proceso TO BE (como debería ser).

Si seguimos “informatizando” el desorden, seguramente seguirá creciendo el rechazo de muchos usuarios a tecnología, pues no obtendrán lo que ellos esperan.  Es por ello que muchas organizaciones optan por implementar sistemas que ya tienen automatizados procesos comunes y se acoplan a los mismos, pues estos ya han sido probados en muchas instituciones más.

Estos ejemplos son los que nos permiten reflexionar a los colegas del área de tecnología en nuestro rol, muchas veces nos convertimos en simples ejecutores de lo que nos solicitan, sin aportar ningún criterio.  Al ser nosotros los “expertos” en el área tenemos la obligación de asesorar al usuario y a las instituciones en que se realice el proceso de tal forma que garantice resultados correctos y sobre todo que generen un valor real agregado a las áreas funcionales.


Y si la administración está separada de la tecnología?


Todas las organizaciones actualmente cuentan con tecnologías de la información  (quizás alguna remota excepción no lo haga) y por supuesto que tienen también en su estructura una persona o toda una división que se haga cargo del tema administrativo y del financiero (en la mayoría de casos van juntos).    Por el curso que tomó la historia, tecnología  o sistemas solía estar ubicada y dependía de la unidad financiera.

En la actualidad la tecnología se ha convertido en un elemento de estrategia dentro de las organizaciones, es así que en muchas corporaciones existe la Vicepresidencia de Tecnología, o en su defecto las unidades de TI se encuentran a un nivel asesor, esta práctica ha sido adoptada poco a poco por varias organizaciones, sin embargo existen algunas en las que aún no es posible este tipo de práctica.

De que depende que esto ocurra o no?  En la mayoría de casos la gerencia general suele estar envuelta en mil asuntos y no le otorga mucha importancia al tema,  en otros casos a la unidad administrativo y/o financiero no le interesa que esto ocurra, ya sea porque simplemente no tiene tiempo de analizarlo, o porque no entiende el amplio espectro que TI abarca o solo porque así venían trabajando antes y no les interesa cambiarlo.

Pero que sucede si se encuentran en unidades separadas y estás no logran coordinar una adecuada acción?, con seguridad casi todos los procesos se entorpecerán, y quien sufrirá las inevitables consecuencias son todos los usuarios internos y externos de la Organización.

Es muy importante que todas las unidades de una organización funcionen en armonía, pues de esta manera es más fácil conseguir los objetivos planteados, y es fundamental que tanto la unidad de tecnología como la que administra las finanzas también funcionen en concordancia para lograr realizar las inversiones en TI necesarias.

No niego la posibilidad que si se logra identificar muy bien las actividades de cada unidad de acuerdo a procesos es posible “separar” ciertas áreas e incluso contratar como un servicio, lo que permitirá a la organización centrarse en su negocio.  Sin embargo cuando es una organización que se encuentra en crecimiento en donde no existe una definición clara de los procesos, funciones y demás, en donde se ha comenzado de una manera un poco desordenada, en donde el conocimiento está en las personas y no existe algo formal, se complica un poco más la posibilidad de “separar” las áreas.

Como leí en un post ahora las finanzas y la tecnología van de la mano. En una empresa que ha dejado de lado el modelo jerárquico y ha adoptado el modelo por procesos seguramente este paso será mucho más fácil


Teletrabajo, no solo es cuestión de tecnología


teletrabajo

En algún post anterior había comentado sobre teletrabajo, como una opción para que las personas en la actualidad a través de la tecnología puedan tener más tiempo para compartir con su familia y puedan trabajar desde casa, especialmente las mujeres que son cabezas de familia y que tienen responsabilidades sobre el hogar y sobre todo sus hijos.

El teletrabajo es una opción adicional que podría apoyar a la vida familiar que en esta época ha enfrentado una crisis, existe gente que ha migrado, se ha alejado de sus países, de sus familias y sus hogares. Sin embargo, para que esto sea posible, es importante el clima organizacional que existe en una empresa, algunos trabajos actualmente se lo puede realizar en casi cualquier lugar.

Si para las personas que laboran en una organización es importante contar con la presencia de esos compañeros no es posible implementar este tipo de trabajo, aunque tenga todas las herramientas tecnológicas disponibles para que el teletrabajo funcione correctamente, si los empleados de la empresa no entienden el concepto que implica el trabajo a distancia, lo único que se conseguirá es crear un mal clima laboral.

Si bien es cierto existen algunas labores específicas que no se pueden realizar de manera remota, como por ejemplo operar o  supervisar una planta de producción de cualquier mercancía, también es cierto que existen tareas que se pueden desarrollar de manera muy fácil lejos del sitio de trabajo, por ejemplo el desarrollo de software.

Para que los objetivos planteados para cualquier tipo de trabajo se lleguen a cumplir, es importante que los integrantes del grupo puedan desarrollar  un verdadero trabajo en equipo,  que se base en confianza y comunicación clara, es importante que exista una metodología especifica, sencilla, conocida por todos los miembros e implementada.

El teletrabajo actualmente es posible gracias a la calidad de conectividad que existe que cada día mejora. Existen una gran cantidad de empresas que tienen empleados a nivel mundial, contratados de diferente manera, con los que logran conseguir sus objetivos y que trabajan remotamente.  En nuestra sociedad todavía es difícil encontrar empresas que desarrollen activamente este tipo de soluciones, principalmente debido a la cultura de nuestras organizaciones y los empleados.

Sin embargo, aún existen personas que requieren que los subalternos y los compañeros de trabajo permanezcan sentados junto a ellos en la oficina para sentir que están trabajando en equipo, estas actitudes son parte de la cultura que hay que cambiar, pues no sirve de nada la tecnología si la cultura en la organización no está basada en confianza y comunicación.


Los finos hilos de las redes


redessociales4 Con el boom de la web 2.0 y todo lo relacionado, las redes se expandieron de manera exponencial.  A alguien simplemente se le ocurrió colocar todo en una sola plataforma para permitir que las personas “socialicen” y tuvo un excelente resultado, si a esto le sumamos los avances en infraestructura y servicios de telefonía, datos y dispositivos móviles que actualmente permiten tener acceso a las mismas desde cualquier lugar y desde cualquier parte del mundo, tenemos como resultado un mundo casi totalmente “conectado”.

Una vez creadas las redes sociales, empezaron a proliferar las redes temáticas, como por ejemplo las redes profesionales, de video, de fotografía, redes de entrenamiento deportivo, redes para encontrar pareja, redes para profesiones específicas y lo peor o lo mejor de todo es que todas luchan por integrarse unas con otras, hacen todo lo posible por acceder a tus contactos en donde sea que los tengas registrados para incrementar los usuarios y a la vez tu red.

El momento en que se integran las redes (a veces, casi automáticamente) los grupos de contactos de cada red también se vuelve común entre unas y otras, a esto se debe mi afirmación: los hilos son finos entre las redes, pues tienden a enredarse con mucha facilidad.  Según mi criterio es importante tener muy claro este concepto ya que al “mezclar” todas las redes es posible que, sin darte cuenta dejes a la vista tu vida “personal” a personas con las que mantienes únicamente relaciones profesionales o viceversa, o quizás a gente totalmente desconocida.

Es normal que todos tengamos malos o buenos días y a veces el entusiasmo nos hace expresar estas emociones a todo pulmón en nuestra red social frente a todos aquellos que creemos son nuestros amigos o personas de confianza, sin embargo, a veces entre tus contactos existe algún proveedor, cliente o alguien a quien no le agradas y con ello lo único que consigues son problemas.

Personalmente prefiero seleccionar los contactos de mis diferentes redes, es decir existen personas a las que tengo confianza y que no me molesta se enteren de lo que sucede pero otras simplemente no.  En otros casos únicamente me interesa mantener relaciones profesionales y ahí no revelo nada personal ni entrego demasiada información.

Por supuesto que las redes además son una plataforma de marketing única, es por ello que además al no escoger detalladamente a las personas que aceptas en tu círculo corres el riesgo de llenarte de spam en tu bandeja de entrada, pues te llegará publicidad de todo lo que les gusta a tus contactos, que no siempre es lo que a ti te interesa.

Entonces hay que tener cuidado con el enredo que puede existir entre los hilos de nuestras redes y hacer caso a esta frase que leí en algún lado: existe una regla muy simple de privacidad en las redes:  “Si es privado, simplemente no lo publiques”. Y como aporte de un gran amigo: “no publiques nada que pueda afectar tu reputación y la de tu círculo familiar”.


Prospectiva en TI


La primera vez que escuche hablar de prospectiva fue todo tan confuso pues era un mundo totalmente nuevo para mi. Al principio parecía que estaba recibiendo una clase de chino avanzado, mi formación académica había sido hasta ahí puramente tecnológica y de pronto me introduje en el mundo de la gestión, planificación y dirección estratégica y tuve la oportunidad de aprender el concepto de prospectiva, bueno al menos creo que entendí lo esencial.

Según Wikipedia, prospectiva es llamada futurología, en donde es definida por Gaston Berger (uno de los fundadores de la disciplina), como la ciencia basada en el método científico que estudia el futuro para comprenderlo y poder influir en él

En www.wordreference.com le dan el siguiente significado:  “Conjunto de análisis y estudios sobre las condiciones técnicas,científicas,económicas y sociales de la realidad futura con el fin de anticiparse a ello en el presente”

Para “estudiar el futuro” se propone definir la mayor cantidad de posibles escenarios que se puede imaginar. La idea de generar escenarios dentro de un ámbito de TI puede sonar demasiado ambiciosa, pues el ritmo con el que cambia la tecnología es cada vez más vertiginoso, sin embargo por ello es importante tomarlo en cuenta para estar preparados en cualquier caso.   Las inversiones que se realiza continuamente en TI son relativamente “altas” (en algunos casos gracias a la obsolecencia programada) y es importante garantizar el retorno de la inversión para el negocio, es importante entender que TI no se debería considerar más como un gasto dentro de las organizaciones, sino como una inversión.

Es por ello que me parece importante de alguna manera introducir temas como prospectiva dentro de TI, pues esto nos permitirá realizar la planificación estratégica de tecnología de una manera un poco más aterrizada y a la vez considerando varios escenarios que podrían presentarse a futuro.  Es importante tomar en cuenta que un plan estratégico normalmente es un tema que abarca varios años, así además será posible realizar gestión de riesgos.

Combinar la planificación estratégica en TI con la importancia de tener un pensamiento prospectivo en TI nos puede traer muy buenos resultados.  La prospectiva se puede traducir en innovación, de hecho puede ser uno de los escenarios. El incluir este concepto en TI permitirá proyectar el área al futuro, es decir, probablemente en este momento ya no se requiera grandes inversiones en hardware para costosos centro de datos pues la tendencia ahora es trabajar con servicios, publicar aplicaciones o hacer uso de “nubes”, lo que en muchos casos hará que los costos disminuyan considerablemente.

La prospectiva en TI dentro de una organización puede ser pilar fundamental también para la definición del rumbo del negocio pues actualmente la innovación es fundamental en el mundo empresarial.


El costo de no rectificar un error dentro de una Organización


Las Organizaciones están conformadas y dirigidas por seres humanos, por lo tanto existe una probabilidad muy alta de errores, estos pueden tener su raíz en innumerables causas,  una de ellas es la inexperiencia, esta a veces  ligada a la demasiada proactividad de los empleados quienes por quedar bien con sus superiores realizan acciones saltandose los procedimientos establecidos; desconocimiento del proceso, saturación de trabajo por lo que se disminuye la calidad de la ejecución de las actividades y así existen muchas razones más

Existen errores que “pasan desapercibidos” pero otros que pueden causar impactos muy grandes dentro de las instituciones, algunos de ellos se podrían haber evitado con solo  consultar a las personas indicadas, se podían resolver con un plan de comunicación eficiente.  Sin embargo muchas veces no sirve de nada tener un plan si nadie lo respeta o si los directivos no lo respetan y se saltan mandos medios para solicitar información y dar directrices a la parte operativa directamente.

En muchos lugares se considera como negligencia profesional el hacer caso omiso a la corrección de un error identificado cuyo impacto puede ser alto, pero por diferentes razones se lo deja pasar.  El no corregir el error en cuanto es identificado por cualquier circunstancia va a provocar inevitablemente una salida erronea de un proceso lo que de alguna manera va a perjudicar a la Organización

Se que existen metodologías y demás temas que están orientados a la calidad total y que tienen como objetivo llegar al error cero, pero para la mayoría de nuestras empresas e instituciones es un proceso costoso ingresar en estos temas de certificación, sin embargo considero que es importante analizar que el costo de rectificar un error en cuanto se lo reconoce es mucho menor a si se lo corrige después de algún tiempo.

En tecnología, en el área de desarrollo de software es bien conocido que es mucho más barato rectificar un error en la etapa de planificación o en la de diseño que en la de desarrollo o mucho más aún que corregir un error cuando la herramienta ya se encuentra implementada y en producción, cuando aún se está en la etapa de diseño se puede medir el impacto y comenzar a desarrollar con los cambios planteados en esta fase.

De igual manera en otras áreas de la empresa, en cualquier proceso si existe un error este puede representar grandes pérdidas para una Organización, como por ejemplo en el área de ventas, presentar mal una cotización por parte de un vendedor que no se reunió con el área de producción le puede costar demasiado a la empresa, o el desconocimiento de diferentes normas que se actualizan en el día a día para la tributación pueden hacer que la imagen de la organización tenga un reconocido desmedro en la misma.

Por eso es muy importante medir el impacto que puede causar el error dentro de la empresa para tomar acciones y rectificarlo aunque muchas veces esto signifique decisiones drasticas.


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