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Cómo recopilo mis facturas electrónicas en Ecuador


facturacioneEn Ecuador como en otros países, se está implementando por parte de las autoridades tributarias, Servicio de Rentas Internas – SRI-  el sistema de facturación electrónica, actualmente existe la resolución en la que grandes contribuyentes deben emitir documentos electrónicos a sus clientes y proveedores.  Entre los documentos electrónicos que deben emitir, están las facturas, notas de débito, notas de crédito, comprobantes de retención y guías de remisión.

Si bien existen algunas opiniones sobre este tema, lo cierto es que cuando las recibimos no siempre sabemos como confirmar que han sido generadas y autorizadas.   Algunos proveedores no te envían los comprobantes por correo, algunos ni siquiera te publican estos documentos en un portal para que accedas.  De todas maneras, el SRI te permite revisar las facturas y comprobantes electrónicos que han generado a tu cédula o RUC.

Con las facturas físicas, normalmente las organizas y las colocas en una carpeta dividida por meses o por categorías, depende de como lo prefieras.  La idea de la facturación electrónica es que se ahorre papel, se bajen los costos y se mejoren los procesos, por ello no tiene mucho sentido que las imprimas nuevamente y las juntes a tus facturas físicas en tu carpeta.

Puedes acceder al sistema que el SRI te ofrece a través de su página web y descargar todas tus facturas, si deseas puedes mantener un registro en un archivo excel,  o mejor aún registrarla en tu propio sistema para organizarlas y comparar con lo que tienes en el SRI, y aprovechar pues ya tienes gran parte de información para tus finanzas personales y familiares.  Puedes probar las versiones gratuitas o pagadas.  Para registrarte GRATIS lo puedes hacer Regístrate en el sistema Mis Cuentas


5 señales de que has perdido tu rumbo


sin rumboHas sentido alguna vez que estás pero no estás, o que quieres conseguir algo pero por alguna extraña razón hay algo que no te permite conseguir lo que te propusiste?

Creo que a muchas personas nos ha pasado, pienso que es algo bastante común, sin embargo lo importante es que esto no se convierta en tu estilo de vida, es decir que pierdas la perspectiva de lo que estás haciendo y hacia donde quieres llegar.  Te convertirás en un zombie (ahora que están tan de moda), un ser que se mueve según las circunstancias se lo dicten, casi sin voluntad propia.

Si en tu vida nunca te planteaste a donde quieres llegar y tampoco te pusiste metas o tiempos límite, pues probablemente este sea tu caso.

Si tienes muy claras las metas que quieres alcanzar pero parece que el tiempo avanza y no progresas sino que al contrario empiezas a retroceder, quizás te atrapó tu zona de confort, aquella en la que la deuda de la hipoteca no te deja mover para ningún lado o la escuela de los niños, quizás es el seguro médico, siempre habrá un motivo.

Si te sientes identificado(a) tal vez la lista siguiente te haga reflexionar de tu actual posición profesional.

1. Te mueven de un puesto a otro sin preguntarte (y lo peor! tu aceptas sin ninguna queja).  No me refiero únicamente la ubicación física, sino las funciones, hoy estás haciendo una cosa y luego alguien decide que debes hacer otra cosa y simplemente te lo ordenan sin consultarte si quiera si estás de acuerdo y tú simplemente aceptas, pues no quieres perder el empleo.

2. Asistes a cursos que tu empresa te paga aunque no te guste para nada la temática.  Estas siguiendo una formación profesional adicional contra tu voluntad, lo haces solo para cumplir con la exigencia de tu empleador (caso contrario pierdes el trabajo).  En realidad estás desperdiciando los recursos de tu empresa, y más que nada algo valioso que no recuperas y es tu tiempo.  Pienso que todo conocimiento suma y de una u otra manera te sirve en algún momento de tu vida.  Pero la idea de que alguien más decida que debes o no aprender debería ponerte a pensar sobre a donde estás yendo.

3. Nunca te has trazado un camino para imaginar que es lo que estarás haciendo profesionalmente en unos 5 años.  Muchas veces únicamente salimos de las aulas con la valiente misión de encontrar un trabajo que paguen algo decente y luego con todos los compromisos de la vida solo buscas un lugar en el que te paguen un poco más y así.  Pero te das cuenta que la motivación de estas acciones básicamente es el dinero, no tu pasión o lo que de verdad hace que disfrutes tus minutos.  En algún momento deberías plantearte hacia donde quieres llegar.

4. Tienes demasiadas deudas y tu único ingreso es el trabajo que tanto detestas, lo que hace una misión imposible el salir de ese trabajo a menos que tengas algo seguro por fuera; pero como nada es seguro, prefieres quedarte en ese trabajo.

5. Sientes que no te alcanza el tiempo para hacer lo que realmente te hace feliz, quizás te gusta leer ciencia ficción, o te gusta ir al cine, quizás degustar platillos exóticos, hay tantas cosas que te pueden hacer feliz y nunca tienes tiempo para hacerlo, siempre estás ocupado(a) con los reportes del jefe o con tantas tareas que no te alcanza el tiempo para nada.

Si este este es tú caso y estás totalmente conciente de que así lo elegiste y esa es la vida que quieres pues no debes hacer nada y continuar así, mientras esto te haga feliz  está bien; pero si de pronto sentiste una sacudida, un corazón que se queja y un cerebro que reclama poner al día esas metas que se volvieron recuerdos, es hora de que te pongas de pie y tomes decisiones con tu vida, te aconsejo que primero traces un plan algo no muy elaborado (recuerda que demasiado análisis genera parálisis), plantea grandes pasos que te lleven a tu meta.

Lo importante es que des el primer paso, luego el segundo y así pronto te habrás encaminado, volverás a tomar tu rumbo.


Informatizar el desorden


Esta interesante frase la escuche una vez en alguna reunión en la que se analizaba la solicitud de un área funcional de una organización para “automatizar” sus procesos, el problema era que no existía ningún proceso definido formalmente, únicamente procedimientos, acciones y actividades que se realizaban de acuerdo al buen juicio y experiencia de quienes los estuvieran ejecutando, de tal suerte que cuando ellos salieran, todo lo conocido se perdería.

Al escuchar pacientemente la realidad del área, el experto de una manera muy diplomática les explicó que ningún sistema informático les iba a solucionar sus problemas tal cual están, pues antes de automatizar es importante que el proceso se encuentre claro, definido, socializado y que todos lo apliquen, pues caso contrario además de “informatizar el desorden” se va a generar un fuerte rechazo por parte de los usuarios que llevará inevitablemente al fracaso del “sistema” y seguramente la cura sería más costosa que la enfermedad.

Si se ingresa “basura” al sistema automatizado y el proceso no está bien definido seguramente lo que conseguiremos es “basura mal modificada”.  En algunos casos únicamente se levanta el proceso (en el mejor de los casos únicamente se obtiene el flujograma), asumiendo muchas cosas y si los responsables de revisar esta información son cambiados,  es muy probable que el proceso como tal ya no tenga validez, pues ha cambiado el criterio con que se levantó al inicio.

Antes de automatizar un proceso debería realizarse su levantamiento (con toda la caracterización que se requiere y no únicamente el flujograma), socialización e implementación, con al menos dos ejecuciones completas para medirlo, mejorarlo y sobre eso realizar el análisis de si es automatizable o no, otorgarle una prioridad antes de los desarrolladores comiencen a programar.  Sin olvidar que se levantaría inicialmente un proceso AS IS (tal como está) para que en cuanto se tenga mediciones e indicadores, se pueda plantear algunas reformas que permitan tener el proceso TO BE (como debería ser).

Si seguimos “informatizando” el desorden, seguramente seguirá creciendo el rechazo de muchos usuarios a tecnología, pues no obtendrán lo que ellos esperan.  Es por ello que muchas organizaciones optan por implementar sistemas que ya tienen automatizados procesos comunes y se acoplan a los mismos, pues estos ya han sido probados en muchas instituciones más.

Estos ejemplos son los que nos permiten reflexionar a los colegas del área de tecnología en nuestro rol, muchas veces nos convertimos en simples ejecutores de lo que nos solicitan, sin aportar ningún criterio.  Al ser nosotros los “expertos” en el área tenemos la obligación de asesorar al usuario y a las instituciones en que se realice el proceso de tal forma que garantice resultados correctos y sobre todo que generen un valor real agregado a las áreas funcionales.


Y si la administración está separada de la tecnología?


Todas las organizaciones actualmente cuentan con tecnologías de la información  (quizás alguna remota excepción no lo haga) y por supuesto que tienen también en su estructura una persona o toda una división que se haga cargo del tema administrativo y del financiero (en la mayoría de casos van juntos).    Por el curso que tomó la historia, tecnología  o sistemas solía estar ubicada y dependía de la unidad financiera.

En la actualidad la tecnología se ha convertido en un elemento de estrategia dentro de las organizaciones, es así que en muchas corporaciones existe la Vicepresidencia de Tecnología, o en su defecto las unidades de TI se encuentran a un nivel asesor, esta práctica ha sido adoptada poco a poco por varias organizaciones, sin embargo existen algunas en las que aún no es posible este tipo de práctica.

De que depende que esto ocurra o no?  En la mayoría de casos la gerencia general suele estar envuelta en mil asuntos y no le otorga mucha importancia al tema,  en otros casos a la unidad administrativo y/o financiero no le interesa que esto ocurra, ya sea porque simplemente no tiene tiempo de analizarlo, o porque no entiende el amplio espectro que TI abarca o solo porque así venían trabajando antes y no les interesa cambiarlo.

Pero que sucede si se encuentran en unidades separadas y estás no logran coordinar una adecuada acción?, con seguridad casi todos los procesos se entorpecerán, y quien sufrirá las inevitables consecuencias son todos los usuarios internos y externos de la Organización.

Es muy importante que todas las unidades de una organización funcionen en armonía, pues de esta manera es más fácil conseguir los objetivos planteados, y es fundamental que tanto la unidad de tecnología como la que administra las finanzas también funcionen en concordancia para lograr realizar las inversiones en TI necesarias.

No niego la posibilidad que si se logra identificar muy bien las actividades de cada unidad de acuerdo a procesos es posible “separar” ciertas áreas e incluso contratar como un servicio, lo que permitirá a la organización centrarse en su negocio.  Sin embargo cuando es una organización que se encuentra en crecimiento en donde no existe una definición clara de los procesos, funciones y demás, en donde se ha comenzado de una manera un poco desordenada, en donde el conocimiento está en las personas y no existe algo formal, se complica un poco más la posibilidad de “separar” las áreas.

Como leí en un post ahora las finanzas y la tecnología van de la mano. En una empresa que ha dejado de lado el modelo jerárquico y ha adoptado el modelo por procesos seguramente este paso será mucho más fácil


El costo de no rectificar un error dentro de una Organización


Las Organizaciones están conformadas y dirigidas por seres humanos, por lo tanto existe una probabilidad muy alta de errores, estos pueden tener su raíz en innumerables causas,  una de ellas es la inexperiencia, esta a veces  ligada a la demasiada proactividad de los empleados quienes por quedar bien con sus superiores realizan acciones saltandose los procedimientos establecidos; desconocimiento del proceso, saturación de trabajo por lo que se disminuye la calidad de la ejecución de las actividades y así existen muchas razones más

Existen errores que “pasan desapercibidos” pero otros que pueden causar impactos muy grandes dentro de las instituciones, algunos de ellos se podrían haber evitado con solo  consultar a las personas indicadas, se podían resolver con un plan de comunicación eficiente.  Sin embargo muchas veces no sirve de nada tener un plan si nadie lo respeta o si los directivos no lo respetan y se saltan mandos medios para solicitar información y dar directrices a la parte operativa directamente.

En muchos lugares se considera como negligencia profesional el hacer caso omiso a la corrección de un error identificado cuyo impacto puede ser alto, pero por diferentes razones se lo deja pasar.  El no corregir el error en cuanto es identificado por cualquier circunstancia va a provocar inevitablemente una salida erronea de un proceso lo que de alguna manera va a perjudicar a la Organización

Se que existen metodologías y demás temas que están orientados a la calidad total y que tienen como objetivo llegar al error cero, pero para la mayoría de nuestras empresas e instituciones es un proceso costoso ingresar en estos temas de certificación, sin embargo considero que es importante analizar que el costo de rectificar un error en cuanto se lo reconoce es mucho menor a si se lo corrige después de algún tiempo.

En tecnología, en el área de desarrollo de software es bien conocido que es mucho más barato rectificar un error en la etapa de planificación o en la de diseño que en la de desarrollo o mucho más aún que corregir un error cuando la herramienta ya se encuentra implementada y en producción, cuando aún se está en la etapa de diseño se puede medir el impacto y comenzar a desarrollar con los cambios planteados en esta fase.

De igual manera en otras áreas de la empresa, en cualquier proceso si existe un error este puede representar grandes pérdidas para una Organización, como por ejemplo en el área de ventas, presentar mal una cotización por parte de un vendedor que no se reunió con el área de producción le puede costar demasiado a la empresa, o el desconocimiento de diferentes normas que se actualizan en el día a día para la tributación pueden hacer que la imagen de la organización tenga un reconocido desmedro en la misma.

Por eso es muy importante medir el impacto que puede causar el error dentro de la empresa para tomar acciones y rectificarlo aunque muchas veces esto signifique decisiones drasticas.


Si no recibes el servicio que necesitas… cambia de proveedor


Supongo que el título de este artículo se aplica a todos los aspectos de la organización y de la vida en general, sin embargo me voy a centrar en la provisión de servicios de tecnología específicamente.  En el mercado existen gran cantidad de proveedores de servicios tecnológicos que muchas veces ofertan productos de grandes compañías.  Cada fabricante tiene sus políticas y modelo de comercialización definidas y muchas veces hacen seguimiento directo a los clientes que adquieren montos considerables de sus bienes.

Sin embargo cual es el mínimo servicio de calidad que deberíamos exigir como áreas de TI? Para responder esta pregunta debemos mirar casa adentro y tomar conciencia de cuan fundamental y estratégica se ha transformado la tecnología para la organización, existen muchos servicios que se han convertido en críticos y se debe garantizar su continuidad para evitar grandes pérdidas.

Basados en esta premisa, es imprescindible que desde el área de TI tengamos claro cual es el nivel de servicio mínimo que requerimos nos entregue el proveedor.  Debemos exigir no solo calidad sino calidez.   Desde la perspectiva del cliente un constante buen trato es fundamental para generar fidelidad, pero si durante el proceso de adquisición uno se encuentra con que existe demasiadas trabas, y quizás no solo en la compra, sino en la forma de llevarlo a cabo es necesario comenzar a mirar en otras direcciones. Lo más seguro es que en el mercado exista más de una opción para conseguir el mismo servicio de mejor calidad con calidez y quizás a menor precio.

Muchos problemas en el proceso de adquisición de un producto con un proveedor pueden entorpecer el servicio final que el área de tecnología brinda a sus usuarios, a veces lo más valorado por el cliente es la forma que el proveedor tiene para resolver los problemas.

Dentro de las relaciones humanas existe una diversidad de reacciones frente a varias situaciones y hasta cierto punto es aceptable que quien representa al proveedor tenga un “mal trato” al cliente pero solo de manera excepcional (somos humanos y cualquiera puede tener un mal día), pero si observamos que esta conducta se repite varias veces o en una misma época o indistintamente significará que algo no anda bien y se convierte en una necesidad imperiosa el promover de alguna manera la libre competencia entre proveedores para que el servicio mejore.

Alguien alguna vez me dijo: “El cliente siempre tiene la razón mientras tenga dinero para pagarlo”.  Nosotros como área de TI pagamos por un producto o por un servicio por ello es necesario que exijamos la calidad y  calidez que requerimos para cumplir nuestras funciones y cumplir el rol estratégico que el área tiene dentro de la Organización.


Open source no es lo mismo que Free


En un encuentro de los representantes de TI a nivel público se topó el tema delicado del manejo del Software Open Source, este espacio estaba enriquecido por la presencia de expositores internacionales, y al ser mencionado el tópico se hizo una afirmación muy cierta y que no se debe olvidar ni confundir:  El software libre no significa software gratis.

En palabras de los expositores, es importante tomar en cuente que el software libre apoya al desarrollo de un purismo técnico que puede aportar mucho al área académica y de investigación, pero al pasar al área productiva, en las organizaciones no se cuenta con el tiempo para buscar en todas las comunidades la resolución de un determinado problema cuando se sucite, esto es algo que hay que tener en cuenta cuando se trabaje con software libre.

Otra reflexión que me gustó mucho pues la comparto fue: No casarse con una infraestructura.  El contexto de infraestructura en esta frase se refería a toda la plataforma tecnológica, tanto hardware como software.  Es importante propender el desarrollo de la tecnología, ya sea apoyando a la comunidad académica que apoya al desarrollo de software libre o a la empresa privada que también innova soluciones para resolver determinadas necesidades, sin embargo es muy importante ser muy objetivos el momento de evaluar tecnología y elegir aquella que permita ser un apoyo para el negocio en todos los sentidos.

Personalmente no estoy a favor ni en contra ni del software open source o del cerrado, ni del gratis ni del comercial, sin embargo considero que las unidades de TI debemos evaluar primero las necesidades del negocio, realizar una lista de especificaciones técnicas que permitan cumplir todo lo necesario para que se convierta en una herramienta de apoyo para alcanzar los objetivos de la empresa o institución en la que nos encontramos y en base a ello realizar la selección.


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