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Cómo recopilo mis facturas electrónicas en Ecuador


facturacioneEn Ecuador como en otros países, se está implementando por parte de las autoridades tributarias, Servicio de Rentas Internas – SRI-  el sistema de facturación electrónica, actualmente existe la resolución en la que grandes contribuyentes deben emitir documentos electrónicos a sus clientes y proveedores.  Entre los documentos electrónicos que deben emitir, están las facturas, notas de débito, notas de crédito, comprobantes de retención y guías de remisión.

Si bien existen algunas opiniones sobre este tema, lo cierto es que cuando las recibimos no siempre sabemos como confirmar que han sido generadas y autorizadas.   Algunos proveedores no te envían los comprobantes por correo, algunos ni siquiera te publican estos documentos en un portal para que accedas.  De todas maneras, el SRI te permite revisar las facturas y comprobantes electrónicos que han generado a tu cédula o RUC.

Con las facturas físicas, normalmente las organizas y las colocas en una carpeta dividida por meses o por categorías, depende de como lo prefieras.  La idea de la facturación electrónica es que se ahorre papel, se bajen los costos y se mejoren los procesos, por ello no tiene mucho sentido que las imprimas nuevamente y las juntes a tus facturas físicas en tu carpeta.

Puedes acceder al sistema que el SRI te ofrece a través de su página web y descargar todas tus facturas, si deseas puedes mantener un registro en un archivo excel,  o mejor aún registrarla en tu propio sistema para organizarlas y comparar con lo que tienes en el SRI, y aprovechar pues ya tienes gran parte de información para tus finanzas personales y familiares.  Puedes probar las versiones gratuitas o pagadas.  Para registrarte GRATIS lo puedes hacer Regístrate en el sistema Mis Cuentas

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Del jefe “ogro” y otras variedades


jefeogroSeguramente a muchos les interesará este post pues esperan ver reflejado en mis palabras a algún personaje de su vida actual o pasada a quién le caería muy bien el denominador de “jefe ogro” o porque no “jefa ogra”, por lo menos desde la perspectiva de cada uno.

En realidad mi intención no es criticar ni mucho menos a ninguna persona con estos calificativos, se trata de colocar algunas ideas desde otro punto de vista.

En lo personal considero que he tenido muy buena suerte con mis jefes, he aprendido mucho de las cosas buenas que se deben hacer y que cosas NO se debe hacer, siempre la vida es eso un aprendizaje, por fortuna considero que nunca tuve un jefe o jefa ogr@, de vez en cuando tuvieron sus malos días como todo el mundo, pero nada fuera de lo normal;  sin embargo son varias las ocasiones que en conversaciones esporádicas o en tertulias con amigos todos tienen una o varias anécdotas de sus terribles empleadores.

Así alguien decía que su jefe le gritaba mucho, todo trabajo estaba mal hecho y cualquier idea que presentaba mi amigo era pronto adueñada por su jefe y quien brillaba al final es ese famoso personaje. Realmente es cierto que hay jefes de todas variedades y para todos los gustos, al igual que empleados.

Hay quien se queja de que su jefe parece su dueño y el empleado se asemeja a un objeto, lo controla día y noche, espera que esté a su total disposición y por el salario mínimo.  Es cierto que hay profesiones que requieren un trabajo de más horas de lo normal, pero de ahí al acoso solo hay un paso.

Si el famoso jefe o jefa se empieza a meter en tus asuntos personales pues es otro gran punto en contra, es típico de esa persona que te quiere imponer cuales son las prioridades en tu vida, y obviamente la número uno tiene que ser el trabajo, lo segundo  y tercero también el trabajo y si acaso te sobra un poco de tiempo puedes descansar un momento capacitándote para seguir trabajando más y mejor, seguramente todo eso será una señal de alerta.

Ahora, ¿qué tan fácil puede ser convivir con este tipo de jefes?, realmente depende mucho de tu fuerza mental y paz interior,  pues una persona como las que he descrito puede llegar a desequilibrar totalmente tu vida, y obviamente esto afectará a todos quienes te rodean, así que a veces es mejor tomar decisiones y hacerse a un lado para permitir que alguien que tenga un nivel de tolerancia más alto pueda lidiar con esa persona.

Claro que también queda la opción de esperar que esa persona cambie, al final dicen que los milagros ocurren.

Y, tú ¿Tienes alguna anécdota de algún jef@ ogr@ que quieras contar?


Hoja de vida – casos y cosas


hoja de vidaDicen que uno no aprende en cabeza ajena y es cierto, la experiencia propia es el mejor maestro, sin embargo a veces nos sirve algunos casos para estar un poco preparados y no cometer los mismos errores, por eso quiero compartir algunas anécdotas sobre casos y cosas que me he visto cuando he participado en procesos de selección y que presentan (o presentamos) los candidatos en las hojas de vida.

1. Colocar un estado civil un poco particular como por ejemplo:

Estado Civil:   Solter@ … no por mucho…

Aunque no parezca es un caso real, en una selección, recibimos una hoja de vida con ese estado civil, todo apuntaba a que se iba a casar o algo así, me parece que aunque gracioso, puede dar una imagen errónea y no muestra una imagen muy profesional del postulante al cargo, aunque en realidad sea una persona con una larga trayectoria y que siempre dé buenos resultados, es posible que este pequeño error o broma le haga perder importantes oportunidades laborales.

2. Faltas ortográficas

En algún post anterior hable sobre la importancia de la ortografía,  y obviamente en una hoja de vida dice mucho una palabra mal escrita, por ejemplo:   “Ocacionales”

Cuando recibo una hoja de vida con faltas ortográficas me llevo una impresión negativa de la persona. Si tiene una o más faltas ortográficas en su hoja de vida me indica algunas características del candidato o candidata, entre ellas que probablemente lee poco, es poco detallista y hasta algo descuidado pues la hoja de vida es la carta de presentación de una persona para un trabajo.  Recuerda solo existe una oportunidad para dar una primera buena impresión

3. Nombre del archivo adjunto:

Actualmente las postulaciones se realizan de varias maneras, entre ellas el enviar por correo electrónico la hoja de vida.  Me ha tocado archivos con nombres particulares como por ejemplo.  Estasies.docx   lafinal.docx  o un nombre algo peculiar como “curriculon.doc”

Si bien es cierto lo importante es el contenido, siempre es importante tener en cuenta estos pequeños detalles que pueden decir mucho de una persona en un proceso tan importante como el de incorporar gente a una empresa.

4. Correo electrónico poco profesional

Es importante que incluyas tu correo electrónico en la hoja de vida para que te puedan contactar y enviar los detalles de avance de proceso si es necesario.  Sin embargo te aconsejo que trates de colocar un correo electrónico que de una buena impresión como por ejemplo nombre.apellido@correo.com  o algo por el estilo, incluso hasta el año de nacimiento podría ser incluido.

A mi han llegado varios tipos de correo electrónico, de todo tipo, como por ejemplo:  pepitohinchaamuerte@correo.com o juanitoelmejorvicioso@ …   o  menganitalamaslinda@….  o  tumamisexy@….   Obviamente cambié algunos nombres y estos no son correos reales, pero de veras hemos revisado hojas de vida con este tipo de información.

Es muy importante tener en cuenta ser profesional si quieres que te tomen en serio.

5.  Tu foto si no es profesional o seria, mejor no la pongas

En realidad no se debería solicitar foto en la hoja de vida, a menos que sea un cargo en que la presencia sea algo totalmente imprescindible, que no debería ser así pues podría ser un caso de discriminación. Pero si tu quieres colocar tu foto en la hoja de vida, te recomiendo no coloques tu imagen del perfil de facebook, haciendo puchero con la boca o guiñando el ojo, o el selfie que te tomaste en el baño en tu hora de descanso, da una imagen muy poco profesional.

Si quieres poner una foto, aprovecha una buena pinta, y pide que un amigo te tome una foto para incluirla en tu hoja de vida, también procura que no sea muy pesada.

6. Si te llamaron a la entrevista, asegurate de asistir

Y si pasaste el primer filtro, que consiste en la revisión de tu hoja de vida, te llamaron para una entrevista, procura pedir toda la información para asistir y no perderte en el intento.  En un caso muy particular en un proceso de selección, hubo un candidato que nunca llegó a la entrevista (aunque no parezca muchos no asisten a las entrevistas), pero en este caso la persona en cuestión devolvió la llamada después de un mes para indicar que se había perdido y que por eso llamaba para asistir a la entrevista, para su mala suerte ya no había vacante.


5 señales de que has perdido tu rumbo


sin rumboHas sentido alguna vez que estás pero no estás, o que quieres conseguir algo pero por alguna extraña razón hay algo que no te permite conseguir lo que te propusiste?

Creo que a muchas personas nos ha pasado, pienso que es algo bastante común, sin embargo lo importante es que esto no se convierta en tu estilo de vida, es decir que pierdas la perspectiva de lo que estás haciendo y hacia donde quieres llegar.  Te convertirás en un zombie (ahora que están tan de moda), un ser que se mueve según las circunstancias se lo dicten, casi sin voluntad propia.

Si en tu vida nunca te planteaste a donde quieres llegar y tampoco te pusiste metas o tiempos límite, pues probablemente este sea tu caso.

Si tienes muy claras las metas que quieres alcanzar pero parece que el tiempo avanza y no progresas sino que al contrario empiezas a retroceder, quizás te atrapó tu zona de confort, aquella en la que la deuda de la hipoteca no te deja mover para ningún lado o la escuela de los niños, quizás es el seguro médico, siempre habrá un motivo.

Si te sientes identificado(a) tal vez la lista siguiente te haga reflexionar de tu actual posición profesional.

1. Te mueven de un puesto a otro sin preguntarte (y lo peor! tu aceptas sin ninguna queja).  No me refiero únicamente la ubicación física, sino las funciones, hoy estás haciendo una cosa y luego alguien decide que debes hacer otra cosa y simplemente te lo ordenan sin consultarte si quiera si estás de acuerdo y tú simplemente aceptas, pues no quieres perder el empleo.

2. Asistes a cursos que tu empresa te paga aunque no te guste para nada la temática.  Estas siguiendo una formación profesional adicional contra tu voluntad, lo haces solo para cumplir con la exigencia de tu empleador (caso contrario pierdes el trabajo).  En realidad estás desperdiciando los recursos de tu empresa, y más que nada algo valioso que no recuperas y es tu tiempo.  Pienso que todo conocimiento suma y de una u otra manera te sirve en algún momento de tu vida.  Pero la idea de que alguien más decida que debes o no aprender debería ponerte a pensar sobre a donde estás yendo.

3. Nunca te has trazado un camino para imaginar que es lo que estarás haciendo profesionalmente en unos 5 años.  Muchas veces únicamente salimos de las aulas con la valiente misión de encontrar un trabajo que paguen algo decente y luego con todos los compromisos de la vida solo buscas un lugar en el que te paguen un poco más y así.  Pero te das cuenta que la motivación de estas acciones básicamente es el dinero, no tu pasión o lo que de verdad hace que disfrutes tus minutos.  En algún momento deberías plantearte hacia donde quieres llegar.

4. Tienes demasiadas deudas y tu único ingreso es el trabajo que tanto detestas, lo que hace una misión imposible el salir de ese trabajo a menos que tengas algo seguro por fuera; pero como nada es seguro, prefieres quedarte en ese trabajo.

5. Sientes que no te alcanza el tiempo para hacer lo que realmente te hace feliz, quizás te gusta leer ciencia ficción, o te gusta ir al cine, quizás degustar platillos exóticos, hay tantas cosas que te pueden hacer feliz y nunca tienes tiempo para hacerlo, siempre estás ocupado(a) con los reportes del jefe o con tantas tareas que no te alcanza el tiempo para nada.

Si este este es tú caso y estás totalmente conciente de que así lo elegiste y esa es la vida que quieres pues no debes hacer nada y continuar así, mientras esto te haga feliz  está bien; pero si de pronto sentiste una sacudida, un corazón que se queja y un cerebro que reclama poner al día esas metas que se volvieron recuerdos, es hora de que te pongas de pie y tomes decisiones con tu vida, te aconsejo que primero traces un plan algo no muy elaborado (recuerda que demasiado análisis genera parálisis), plantea grandes pasos que te lleven a tu meta.

Lo importante es que des el primer paso, luego el segundo y así pronto te habrás encaminado, volverás a tomar tu rumbo.


Informatizar el desorden


Esta interesante frase la escuche una vez en alguna reunión en la que se analizaba la solicitud de un área funcional de una organización para “automatizar” sus procesos, el problema era que no existía ningún proceso definido formalmente, únicamente procedimientos, acciones y actividades que se realizaban de acuerdo al buen juicio y experiencia de quienes los estuvieran ejecutando, de tal suerte que cuando ellos salieran, todo lo conocido se perdería.

Al escuchar pacientemente la realidad del área, el experto de una manera muy diplomática les explicó que ningún sistema informático les iba a solucionar sus problemas tal cual están, pues antes de automatizar es importante que el proceso se encuentre claro, definido, socializado y que todos lo apliquen, pues caso contrario además de “informatizar el desorden” se va a generar un fuerte rechazo por parte de los usuarios que llevará inevitablemente al fracaso del “sistema” y seguramente la cura sería más costosa que la enfermedad.

Si se ingresa “basura” al sistema automatizado y el proceso no está bien definido seguramente lo que conseguiremos es “basura mal modificada”.  En algunos casos únicamente se levanta el proceso (en el mejor de los casos únicamente se obtiene el flujograma), asumiendo muchas cosas y si los responsables de revisar esta información son cambiados,  es muy probable que el proceso como tal ya no tenga validez, pues ha cambiado el criterio con que se levantó al inicio.

Antes de automatizar un proceso debería realizarse su levantamiento (con toda la caracterización que se requiere y no únicamente el flujograma), socialización e implementación, con al menos dos ejecuciones completas para medirlo, mejorarlo y sobre eso realizar el análisis de si es automatizable o no, otorgarle una prioridad antes de los desarrolladores comiencen a programar.  Sin olvidar que se levantaría inicialmente un proceso AS IS (tal como está) para que en cuanto se tenga mediciones e indicadores, se pueda plantear algunas reformas que permitan tener el proceso TO BE (como debería ser).

Si seguimos “informatizando” el desorden, seguramente seguirá creciendo el rechazo de muchos usuarios a tecnología, pues no obtendrán lo que ellos esperan.  Es por ello que muchas organizaciones optan por implementar sistemas que ya tienen automatizados procesos comunes y se acoplan a los mismos, pues estos ya han sido probados en muchas instituciones más.

Estos ejemplos son los que nos permiten reflexionar a los colegas del área de tecnología en nuestro rol, muchas veces nos convertimos en simples ejecutores de lo que nos solicitan, sin aportar ningún criterio.  Al ser nosotros los “expertos” en el área tenemos la obligación de asesorar al usuario y a las instituciones en que se realice el proceso de tal forma que garantice resultados correctos y sobre todo que generen un valor real agregado a las áreas funcionales.


Empleabilidad vs. Estabilidad


 

 

Hace un tiempo en una charla organizacional y de motivación, el facilitador nos daba un discurso muy interesante que llamó mi atención, decía que actualmente ya no se debe buscar la estabilidad en un trabajo, él indicaba que ahora lo que cuenta es la empleabilidad que un individuo posee, esta idea me ha rondado desde aquella vez y aunque me parece un poco lógico, me he dado cuenta que en cada entrevista de trabajo las personas  aún buscan (por lo menos de este lado del mundo) estabilidad, un sueldo fijo, quieren hacer carrera, capacitarse, ser mejores profesionales, comenzar en un puesto “bajo” para luego ir creciendo tanto a nivel profesional como económico. 

 Revisando algunos conceptos tenemos que,
Estabilidad:  Es la ausencia de cambios y constancia en un periodo determinado.
Empleabilidad: Es una acción social tendiente al manejo del riesgo laboral propio de la modernidad globalizada (según Juan Pablo Pérez Sáinz)
La empleabilidad está asociada a la capacidad de aprendizaje y adaptación de la persona, es por ello que actualmente muchos empleadores buscan en sus aspirantes estas cualidades personales.   Es muy cierto que este es un escenario mucho más retador, pues uno tiene que volverse muy flexible en todos los aspectos, de igual manera el entorno social más íntimo debe adaptarse, establecer prioridades, generar ahorros y quizás una que otra inversión, en algunos casos trabajar para otros sería solo una distracción por hacer lo que a una persona le gusta realmente.
Cuando se busca estabilidad se tiene la impresión de querer conseguir una zona de confort, de donde el aspirante no desea moverse mucho o moverse con menos esfuerzo que en otro escenario.  En la búsqueda de estabilidad, inconscientemente lo que se está pidiendo es que la empresa se haga cargo del crecimiento laboral del trabajador, lo que no necesariamente es rentable para una organización
Sin embargo, estamos viviendo un tipo diferente de economía del que se vivía décadas atrás, ahora todo es mucho más dinámico, las empresas dan giros impresionantes en muy poco tiempo, la tecnología y su uso es un factor fundamental, la clave es la innovación y por ello no siempre van a necesitar los mismos perfiles durante mucho tiempo, lo más probable es que las organizaciones siempre estén buscando refrescar sus ambientes.  Existen puestos de trabajo que han desaparecido y otros han tenido que crearse.   Muchos empleadores actualmente optan por trabajar bajo una metodología de proyectos, por lo que algunas empresas solicitan personal únicamente para cubrir las necesidades que surgen de los proyectos que ejecutan, estos tienen fechas de inicio y fin, y así será el puesto creado para cumplir con esa misión especifica en el proyecto por un tiempo limitado.
Es por ello que actualmente existe un auge sobre los temas de coaching, mejoramiento personal, entre otros;  se habla mucho de venderse a sí mismo, en realidad lo que uno vende es su imagen, existen muchos “asesores” que están dispuestos a darte consejos y demás para poder mejorar y tener un plan de marketing personal, con lo que se espera que aumentes tu rentabilidad personal.
En resumen, aún existen empresas que te ofrecerán “estabilidad” pero por la dinámica del mundo en la actualidad probablemente los profesionales cada vez vayan fortaleciendo más su empleabilidad, lo que les obligará a moverse siempre en busca de mejores oportunidades.     Y tú qué buscas: ¿empleabilidad o estabilidad?

Y si la administración está separada de la tecnología?


Todas las organizaciones actualmente cuentan con tecnologías de la información  (quizás alguna remota excepción no lo haga) y por supuesto que tienen también en su estructura una persona o toda una división que se haga cargo del tema administrativo y del financiero (en la mayoría de casos van juntos).    Por el curso que tomó la historia, tecnología  o sistemas solía estar ubicada y dependía de la unidad financiera.

En la actualidad la tecnología se ha convertido en un elemento de estrategia dentro de las organizaciones, es así que en muchas corporaciones existe la Vicepresidencia de Tecnología, o en su defecto las unidades de TI se encuentran a un nivel asesor, esta práctica ha sido adoptada poco a poco por varias organizaciones, sin embargo existen algunas en las que aún no es posible este tipo de práctica.

De que depende que esto ocurra o no?  En la mayoría de casos la gerencia general suele estar envuelta en mil asuntos y no le otorga mucha importancia al tema,  en otros casos a la unidad administrativo y/o financiero no le interesa que esto ocurra, ya sea porque simplemente no tiene tiempo de analizarlo, o porque no entiende el amplio espectro que TI abarca o solo porque así venían trabajando antes y no les interesa cambiarlo.

Pero que sucede si se encuentran en unidades separadas y estás no logran coordinar una adecuada acción?, con seguridad casi todos los procesos se entorpecerán, y quien sufrirá las inevitables consecuencias son todos los usuarios internos y externos de la Organización.

Es muy importante que todas las unidades de una organización funcionen en armonía, pues de esta manera es más fácil conseguir los objetivos planteados, y es fundamental que tanto la unidad de tecnología como la que administra las finanzas también funcionen en concordancia para lograr realizar las inversiones en TI necesarias.

No niego la posibilidad que si se logra identificar muy bien las actividades de cada unidad de acuerdo a procesos es posible “separar” ciertas áreas e incluso contratar como un servicio, lo que permitirá a la organización centrarse en su negocio.  Sin embargo cuando es una organización que se encuentra en crecimiento en donde no existe una definición clara de los procesos, funciones y demás, en donde se ha comenzado de una manera un poco desordenada, en donde el conocimiento está en las personas y no existe algo formal, se complica un poco más la posibilidad de “separar” las áreas.

Como leí en un post ahora las finanzas y la tecnología van de la mano. En una empresa que ha dejado de lado el modelo jerárquico y ha adoptado el modelo por procesos seguramente este paso será mucho más fácil


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