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Facturación Electrónica: ¿Obligación u Oportunidad?


Facturación electrónica es un concepto que se conoce ya en varios países, en Chile por ejemplo llevan este esquema desde hace varios años, en otros países apenas se está adoptando.

facturae1En Ecuador, el Servicio de Rentas Internas – SRI ha establecido los plazos de implementación de facturación electrónica[1], en donde los contribuyentes especiales, exportadores, contribuyentes que realizan sus transacciones comerciales desde internet, entre otros debían tener las autorizaciones de sus documentos electrónicos a través de los mecanismos que el SRI ofrece para el efecto; todo esto hasta el 1 de enero de 2015.  Existe otros plazos que empiezan a cumplirse y es de esperar también que tarde o temprano todos los contribuyentes estemos inmersos en este tema.

Es importante saber que la facturación electrónica en la mayoría de casos se considera una obligación, se puede transformar en una oportunidad para muchas organizaciones grandes y pequeñas pues podrán automatizar un proceso que es vital para las compañías, como es la facturación.

Al tener la información en un sistema informático será mucho más fácil sacarle provecho a la misma, por ejemplo tener un análisis de ventas por producto y por cliente, en donde podrá conocer cual es la época del año baja y cuál es la alta.  Con esta información todos los decisores de las empresas podrán realizar acciones orientadas a sacar adelante a sus compañías.

Muchas personas naturales y algunas empresas no quieren incursionar en este mundo hasta que estén obligados, sin embargo si lo hacen de manera correcta por supuesto, podrán sacarle ventaja a la misma. Con facturación electrónica, gastos de logística por entrega de estos documentos se elimina, pues ahora las facturas llegan por correo electrónico o se publican en diferentes portales de los proveedores; además los documentos autorizados estarán siempre disponibles para su descarga en el sistema en línea del SRI.

Entre algunos comentarios he escuchado que la gente piensa que es una herramienta más del gobierno para controlarlos, en realidad pienso que va más allá de eso, pues con ello existen muchos procesos que antes podían tomar días, ahora se pueden concretar en pocas horas incluso.  Si a esto sumamos que los pagos se realizan ahora directamente en internet a través de transferencias bancarias y otros medios electrónicos, poco a poco se va desmaterializando las finanzas y empezamos a depender de la tecnología para ello.

Como hemos visto, este esquema puede ser tomado únicamente como una obligación que hay que cumplir para evitar multas y sanciones o se le puede sacar mucho provecho para mejorar las estrategias de ventas de los negocios.

[1] http://www.sri.gob.ec/web/guest/comprobantes-electronicos1

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Las herramientas tecnológicas por si solas no siempre son la solución


En este mundo actual lleno de tecnología sucede que muchas veces dentro de las organizaciones existen personas que se imaginan que la solución a muchos de los “problemas” que se sucitan en las actividades diarias de las empresas es la tecnología, en cualquiera de sus formas. 

Se asume que una comunicación ineficiente será solucionada con la implementación de telefonía IP, videoconferencias, con correo electrónico corporativo o entregando smartphones a todos los colaboradores; se asume que la solución para mejorar la eficiencia en los procesos administrativos de apoyo y demás será la implementación de un BPM o un ERP completo.

Sumado a esto muchas veces se estima que la tecnología es algo muy sencillo que se limita a adquirir e instalar un software en cualquier pc y que con ello todo problema puede ser resuelto, no niego que en contadas excepciones esto puede suceder, pero la ocurrencia es mínima.  De hecho esta situación podría acercarse mucho a la realidad, si es así, puede ser porque la organización es pequeña, o se encuentra en su etapa de nacimiento, en este caso alguna herramienta tecnológica puede convertirse en el marco de acción de los procesos de la empresa, o es posible que la organización tenga regulado de manera muy formal los procesos que se ejecutan en su interior y las herramientas tecnológicas en este caso se convierten efectivamente en parte de la solución, agilitando y contribuyendo a la eficiencia y eficacia de los mismos.

De acuerdo a lo mencionado es posible darse cuenta que un factor clave para que una herramienta tecnológica se convierta en una “ayuda” en lugar de un “dolor de cabeza” es que los procesos que se ejecutan en la organización se encuentren formalmente delineados, que los requerimientos de lo que se busca se encuentren claros y sean duraderos en el tiempo, si bien es cierto que los sistemas y la tecnología debe ser adaptable y flexible es importante tener lineamientos que perduren en el tiempo para que las inversiones no se vuelvan un gasto.


Open source no es lo mismo que Free


En un encuentro de los representantes de TI a nivel público se topó el tema delicado del manejo del Software Open Source, este espacio estaba enriquecido por la presencia de expositores internacionales, y al ser mencionado el tópico se hizo una afirmación muy cierta y que no se debe olvidar ni confundir:  El software libre no significa software gratis.

En palabras de los expositores, es importante tomar en cuente que el software libre apoya al desarrollo de un purismo técnico que puede aportar mucho al área académica y de investigación, pero al pasar al área productiva, en las organizaciones no se cuenta con el tiempo para buscar en todas las comunidades la resolución de un determinado problema cuando se sucite, esto es algo que hay que tener en cuenta cuando se trabaje con software libre.

Otra reflexión que me gustó mucho pues la comparto fue: No casarse con una infraestructura.  El contexto de infraestructura en esta frase se refería a toda la plataforma tecnológica, tanto hardware como software.  Es importante propender el desarrollo de la tecnología, ya sea apoyando a la comunidad académica que apoya al desarrollo de software libre o a la empresa privada que también innova soluciones para resolver determinadas necesidades, sin embargo es muy importante ser muy objetivos el momento de evaluar tecnología y elegir aquella que permita ser un apoyo para el negocio en todos los sentidos.

Personalmente no estoy a favor ni en contra ni del software open source o del cerrado, ni del gratis ni del comercial, sin embargo considero que las unidades de TI debemos evaluar primero las necesidades del negocio, realizar una lista de especificaciones técnicas que permitan cumplir todo lo necesario para que se convierta en una herramienta de apoyo para alcanzar los objetivos de la empresa o institución en la que nos encontramos y en base a ello realizar la selección.