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Facturación Electrónica: ¿Obligación u Oportunidad?


Facturación electrónica es un concepto que se conoce ya en varios países, en Chile por ejemplo llevan este esquema desde hace varios años, en otros países apenas se está adoptando.

facturae1En Ecuador, el Servicio de Rentas Internas – SRI ha establecido los plazos de implementación de facturación electrónica[1], en donde los contribuyentes especiales, exportadores, contribuyentes que realizan sus transacciones comerciales desde internet, entre otros debían tener las autorizaciones de sus documentos electrónicos a través de los mecanismos que el SRI ofrece para el efecto; todo esto hasta el 1 de enero de 2015.  Existe otros plazos que empiezan a cumplirse y es de esperar también que tarde o temprano todos los contribuyentes estemos inmersos en este tema.

Es importante saber que la facturación electrónica en la mayoría de casos se considera una obligación, se puede transformar en una oportunidad para muchas organizaciones grandes y pequeñas pues podrán automatizar un proceso que es vital para las compañías, como es la facturación.

Al tener la información en un sistema informático será mucho más fácil sacarle provecho a la misma, por ejemplo tener un análisis de ventas por producto y por cliente, en donde podrá conocer cual es la época del año baja y cuál es la alta.  Con esta información todos los decisores de las empresas podrán realizar acciones orientadas a sacar adelante a sus compañías.

Muchas personas naturales y algunas empresas no quieren incursionar en este mundo hasta que estén obligados, sin embargo si lo hacen de manera correcta por supuesto, podrán sacarle ventaja a la misma. Con facturación electrónica, gastos de logística por entrega de estos documentos se elimina, pues ahora las facturas llegan por correo electrónico o se publican en diferentes portales de los proveedores; además los documentos autorizados estarán siempre disponibles para su descarga en el sistema en línea del SRI.

Entre algunos comentarios he escuchado que la gente piensa que es una herramienta más del gobierno para controlarlos, en realidad pienso que va más allá de eso, pues con ello existen muchos procesos que antes podían tomar días, ahora se pueden concretar en pocas horas incluso.  Si a esto sumamos que los pagos se realizan ahora directamente en internet a través de transferencias bancarias y otros medios electrónicos, poco a poco se va desmaterializando las finanzas y empezamos a depender de la tecnología para ello.

Como hemos visto, este esquema puede ser tomado únicamente como una obligación que hay que cumplir para evitar multas y sanciones o se le puede sacar mucho provecho para mejorar las estrategias de ventas de los negocios.

[1] http://www.sri.gob.ec/web/guest/comprobantes-electronicos1

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Informatizar el desorden


Esta interesante frase la escuche una vez en alguna reunión en la que se analizaba la solicitud de un área funcional de una organización para “automatizar” sus procesos, el problema era que no existía ningún proceso definido formalmente, únicamente procedimientos, acciones y actividades que se realizaban de acuerdo al buen juicio y experiencia de quienes los estuvieran ejecutando, de tal suerte que cuando ellos salieran, todo lo conocido se perdería.

Al escuchar pacientemente la realidad del área, el experto de una manera muy diplomática les explicó que ningún sistema informático les iba a solucionar sus problemas tal cual están, pues antes de automatizar es importante que el proceso se encuentre claro, definido, socializado y que todos lo apliquen, pues caso contrario además de “informatizar el desorden” se va a generar un fuerte rechazo por parte de los usuarios que llevará inevitablemente al fracaso del “sistema” y seguramente la cura sería más costosa que la enfermedad.

Si se ingresa “basura” al sistema automatizado y el proceso no está bien definido seguramente lo que conseguiremos es “basura mal modificada”.  En algunos casos únicamente se levanta el proceso (en el mejor de los casos únicamente se obtiene el flujograma), asumiendo muchas cosas y si los responsables de revisar esta información son cambiados,  es muy probable que el proceso como tal ya no tenga validez, pues ha cambiado el criterio con que se levantó al inicio.

Antes de automatizar un proceso debería realizarse su levantamiento (con toda la caracterización que se requiere y no únicamente el flujograma), socialización e implementación, con al menos dos ejecuciones completas para medirlo, mejorarlo y sobre eso realizar el análisis de si es automatizable o no, otorgarle una prioridad antes de los desarrolladores comiencen a programar.  Sin olvidar que se levantaría inicialmente un proceso AS IS (tal como está) para que en cuanto se tenga mediciones e indicadores, se pueda plantear algunas reformas que permitan tener el proceso TO BE (como debería ser).

Si seguimos “informatizando” el desorden, seguramente seguirá creciendo el rechazo de muchos usuarios a tecnología, pues no obtendrán lo que ellos esperan.  Es por ello que muchas organizaciones optan por implementar sistemas que ya tienen automatizados procesos comunes y se acoplan a los mismos, pues estos ya han sido probados en muchas instituciones más.

Estos ejemplos son los que nos permiten reflexionar a los colegas del área de tecnología en nuestro rol, muchas veces nos convertimos en simples ejecutores de lo que nos solicitan, sin aportar ningún criterio.  Al ser nosotros los “expertos” en el área tenemos la obligación de asesorar al usuario y a las instituciones en que se realice el proceso de tal forma que garantice resultados correctos y sobre todo que generen un valor real agregado a las áreas funcionales.


Y si la administración está separada de la tecnología?


Todas las organizaciones actualmente cuentan con tecnologías de la información  (quizás alguna remota excepción no lo haga) y por supuesto que tienen también en su estructura una persona o toda una división que se haga cargo del tema administrativo y del financiero (en la mayoría de casos van juntos).    Por el curso que tomó la historia, tecnología  o sistemas solía estar ubicada y dependía de la unidad financiera.

En la actualidad la tecnología se ha convertido en un elemento de estrategia dentro de las organizaciones, es así que en muchas corporaciones existe la Vicepresidencia de Tecnología, o en su defecto las unidades de TI se encuentran a un nivel asesor, esta práctica ha sido adoptada poco a poco por varias organizaciones, sin embargo existen algunas en las que aún no es posible este tipo de práctica.

De que depende que esto ocurra o no?  En la mayoría de casos la gerencia general suele estar envuelta en mil asuntos y no le otorga mucha importancia al tema,  en otros casos a la unidad administrativo y/o financiero no le interesa que esto ocurra, ya sea porque simplemente no tiene tiempo de analizarlo, o porque no entiende el amplio espectro que TI abarca o solo porque así venían trabajando antes y no les interesa cambiarlo.

Pero que sucede si se encuentran en unidades separadas y estás no logran coordinar una adecuada acción?, con seguridad casi todos los procesos se entorpecerán, y quien sufrirá las inevitables consecuencias son todos los usuarios internos y externos de la Organización.

Es muy importante que todas las unidades de una organización funcionen en armonía, pues de esta manera es más fácil conseguir los objetivos planteados, y es fundamental que tanto la unidad de tecnología como la que administra las finanzas también funcionen en concordancia para lograr realizar las inversiones en TI necesarias.

No niego la posibilidad que si se logra identificar muy bien las actividades de cada unidad de acuerdo a procesos es posible “separar” ciertas áreas e incluso contratar como un servicio, lo que permitirá a la organización centrarse en su negocio.  Sin embargo cuando es una organización que se encuentra en crecimiento en donde no existe una definición clara de los procesos, funciones y demás, en donde se ha comenzado de una manera un poco desordenada, en donde el conocimiento está en las personas y no existe algo formal, se complica un poco más la posibilidad de “separar” las áreas.

Como leí en un post ahora las finanzas y la tecnología van de la mano. En una empresa que ha dejado de lado el modelo jerárquico y ha adoptado el modelo por procesos seguramente este paso será mucho más fácil


Teletrabajo, no solo es cuestión de tecnología


teletrabajo

En algún post anterior había comentado sobre teletrabajo, como una opción para que las personas en la actualidad a través de la tecnología puedan tener más tiempo para compartir con su familia y puedan trabajar desde casa, especialmente las mujeres que son cabezas de familia y que tienen responsabilidades sobre el hogar y sobre todo sus hijos.

El teletrabajo es una opción adicional que podría apoyar a la vida familiar que en esta época ha enfrentado una crisis, existe gente que ha migrado, se ha alejado de sus países, de sus familias y sus hogares. Sin embargo, para que esto sea posible, es importante el clima organizacional que existe en una empresa, algunos trabajos actualmente se lo puede realizar en casi cualquier lugar.

Si para las personas que laboran en una organización es importante contar con la presencia de esos compañeros no es posible implementar este tipo de trabajo, aunque tenga todas las herramientas tecnológicas disponibles para que el teletrabajo funcione correctamente, si los empleados de la empresa no entienden el concepto que implica el trabajo a distancia, lo único que se conseguirá es crear un mal clima laboral.

Si bien es cierto existen algunas labores específicas que no se pueden realizar de manera remota, como por ejemplo operar o  supervisar una planta de producción de cualquier mercancía, también es cierto que existen tareas que se pueden desarrollar de manera muy fácil lejos del sitio de trabajo, por ejemplo el desarrollo de software.

Para que los objetivos planteados para cualquier tipo de trabajo se lleguen a cumplir, es importante que los integrantes del grupo puedan desarrollar  un verdadero trabajo en equipo,  que se base en confianza y comunicación clara, es importante que exista una metodología especifica, sencilla, conocida por todos los miembros e implementada.

El teletrabajo actualmente es posible gracias a la calidad de conectividad que existe que cada día mejora. Existen una gran cantidad de empresas que tienen empleados a nivel mundial, contratados de diferente manera, con los que logran conseguir sus objetivos y que trabajan remotamente.  En nuestra sociedad todavía es difícil encontrar empresas que desarrollen activamente este tipo de soluciones, principalmente debido a la cultura de nuestras organizaciones y los empleados.

Sin embargo, aún existen personas que requieren que los subalternos y los compañeros de trabajo permanezcan sentados junto a ellos en la oficina para sentir que están trabajando en equipo, estas actitudes son parte de la cultura que hay que cambiar, pues no sirve de nada la tecnología si la cultura en la organización no está basada en confianza y comunicación.


El “absurdo poder” de Tecnología


tecnologíapoderCon el día a día uno aprende nuevas cosas, conoce otro tipo de personas y siempre es posible sacar una lección de toda situación.  Entre los acontecimientos que me ha tocado vivir, existe uno que he tratado de analizarlo desde varios puntos de vista, pero no logro hallarle razón, quizás el motivo es la sensación de sentirse totalmente útil e indispensable de algunas personas.

Se me hace complejo comenzar la descripción de lo que me ha llamado tan profundamente la atención, sin embargo trataré de ser lo más imparcial posible.   Es bastante común encontrar problemas similares en casi todas las unidades de tecnología de las organizaciones, todo gira sobre los mismos temas: resolución de incidentes, desarrollo de sistemas, compras tecnológicas, servicios básicos como página web, correo electrónico, sistema contable y de talento humano entre otros que se repiten en la mayoría de departamentos de TI; es por ello que alrededor de estos temas existen ya metodologías, estándares, marcos de referencia que han sido definidos y comprobados a nivel mundial para que sean aplicados en casi cualquier ambiente.

Es totalmente comprensible que cuando una organización se constituye y comienza su crecimiento, se eche mano de toda la tecnología que haya cerca sin orden ni priorización, esto se convierte en problema cuando la organización crece y la tecnología también de la misma forma.   Es más complejo aún cuando quien define las “reglas del negocio” es el área de sistemas y más complicado cuando la automatización se realiza de manera artesanal, sin documentación, estándares, procedimientos ni nada por el estilo.  Y si a todo esto le sumamos que los responsables de los sistemas no documentaron nada y todo existe en sus cabezas tenemos una combinación que da como resultado personas que se consideran a si mismo indispensables para el negocio, y usuarios funcionales con mucho miedo a lo desconocido y que dan poder a aquellos “indispensables”.  La forma de otorgar el poder se da de varias maneras desde permitir que estos actores sigan definiendo reglas que les corresponde a los funcionales o entregarles todas sus peticiones sin chistar a cambio de que permanezcan todavía en sus cargos y continúen este trabajo desordenado pero que entrega resultados, no siempre buenos, pero al menos mejor a no tener nada.

Y para mí es un “absurdo poder” el que se otorgan,  pues, el convertirse en indispensable para el negocio hecha sobre sus hombros tremenda responsabilidad, la misma que no le corresponde al área de sistemas.

Personalmente considero que si el conocimiento se comparte, uno aprende más y es la mejor manera de obtener retroalimentación que nos permite mejorar y obtener los resultados deseados.


Prospectiva en TI


La primera vez que escuche hablar de prospectiva fue todo tan confuso pues era un mundo totalmente nuevo para mi. Al principio parecía que estaba recibiendo una clase de chino avanzado, mi formación académica había sido hasta ahí puramente tecnológica y de pronto me introduje en el mundo de la gestión, planificación y dirección estratégica y tuve la oportunidad de aprender el concepto de prospectiva, bueno al menos creo que entendí lo esencial.

Según Wikipedia, prospectiva es llamada futurología, en donde es definida por Gaston Berger (uno de los fundadores de la disciplina), como la ciencia basada en el método científico que estudia el futuro para comprenderlo y poder influir en él

En www.wordreference.com le dan el siguiente significado:  “Conjunto de análisis y estudios sobre las condiciones técnicas,científicas,económicas y sociales de la realidad futura con el fin de anticiparse a ello en el presente”

Para “estudiar el futuro” se propone definir la mayor cantidad de posibles escenarios que se puede imaginar. La idea de generar escenarios dentro de un ámbito de TI puede sonar demasiado ambiciosa, pues el ritmo con el que cambia la tecnología es cada vez más vertiginoso, sin embargo por ello es importante tomarlo en cuenta para estar preparados en cualquier caso.   Las inversiones que se realiza continuamente en TI son relativamente “altas” (en algunos casos gracias a la obsolecencia programada) y es importante garantizar el retorno de la inversión para el negocio, es importante entender que TI no se debería considerar más como un gasto dentro de las organizaciones, sino como una inversión.

Es por ello que me parece importante de alguna manera introducir temas como prospectiva dentro de TI, pues esto nos permitirá realizar la planificación estratégica de tecnología de una manera un poco más aterrizada y a la vez considerando varios escenarios que podrían presentarse a futuro.  Es importante tomar en cuenta que un plan estratégico normalmente es un tema que abarca varios años, así además será posible realizar gestión de riesgos.

Combinar la planificación estratégica en TI con la importancia de tener un pensamiento prospectivo en TI nos puede traer muy buenos resultados.  La prospectiva se puede traducir en innovación, de hecho puede ser uno de los escenarios. El incluir este concepto en TI permitirá proyectar el área al futuro, es decir, probablemente en este momento ya no se requiera grandes inversiones en hardware para costosos centro de datos pues la tendencia ahora es trabajar con servicios, publicar aplicaciones o hacer uso de “nubes”, lo que en muchos casos hará que los costos disminuyan considerablemente.

La prospectiva en TI dentro de una organización puede ser pilar fundamental también para la definición del rumbo del negocio pues actualmente la innovación es fundamental en el mundo empresarial.


Criterios sobre las redes sociales


Antes de empezar este post, quiero aclarar que este corresponde a una opinión personal que no pretende ser verdad absoluta, ni dar una versión correcta o incorrecta del tema, simplemente es mi visión sobre el mismo, basado en una experiencia propia. Bueno, luego de la aclaración, ahora sí.

Por varios temas que tengo que revisar en el día a día mantuve una conversación con un compañero que tiene a su cargo actividades de comunicación y difusión de proyectos muy importantes para una institución.  Hablabamos y le explicaba la importancia de que conozca como posicionar la marca que maneja dentro de las redes sociales, o que al menos debería tener un conocimiento básico de las mismas, que el mundo ya está inmerso en ellas y encontrará su mercado ahí, sin embargo para mi sorpresa me replico de una manera un poco enérgica indicándome que estoy equivocada, me dijo que para realizar su trabajo no necesita nada de redes sociales.  En realidad no era la primera vez que conversaba con este compañero sobre el tema y en conversaciones anteriores me dí cuenta que no tiene mucho conocimiento sobre las mismas.

No fue de mi interes entrar en polémica con esta persona, sin embargo la respuesta que recibí realmente me dejó sin palabras, es un tema que a mi me parecía bastante lógico y que se explicaba por si mismo.  Actualmente la mayoría de las personas (que de alguna forma son mercados potenciales para cualquier fin) utilizan al menos una red social,  se conectan en diferentes lugares, así como en diferentes dispositivos; el crecimiento de las redes sociales más populares es exponencial, a mi parecer me sonaba muy lógico que una manera efectiva para promocionar el proyecto era utilizando estas herramientas, pero su seguridad me dejó pensando.

¿De verdad un comunicador en la actualidad no debe saber nada de redes sociales?


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