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Informatizar el desorden


Esta interesante frase la escuche una vez en alguna reunión en la que se analizaba la solicitud de un área funcional de una organización para “automatizar” sus procesos, el problema era que no existía ningún proceso definido formalmente, únicamente procedimientos, acciones y actividades que se realizaban de acuerdo al buen juicio y experiencia de quienes los estuvieran ejecutando, de tal suerte que cuando ellos salieran, todo lo conocido se perdería.

Al escuchar pacientemente la realidad del área, el experto de una manera muy diplomática les explicó que ningún sistema informático les iba a solucionar sus problemas tal cual están, pues antes de automatizar es importante que el proceso se encuentre claro, definido, socializado y que todos lo apliquen, pues caso contrario además de “informatizar el desorden” se va a generar un fuerte rechazo por parte de los usuarios que llevará inevitablemente al fracaso del “sistema” y seguramente la cura sería más costosa que la enfermedad.

Si se ingresa “basura” al sistema automatizado y el proceso no está bien definido seguramente lo que conseguiremos es “basura mal modificada”.  En algunos casos únicamente se levanta el proceso (en el mejor de los casos únicamente se obtiene el flujograma), asumiendo muchas cosas y si los responsables de revisar esta información son cambiados,  es muy probable que el proceso como tal ya no tenga validez, pues ha cambiado el criterio con que se levantó al inicio.

Antes de automatizar un proceso debería realizarse su levantamiento (con toda la caracterización que se requiere y no únicamente el flujograma), socialización e implementación, con al menos dos ejecuciones completas para medirlo, mejorarlo y sobre eso realizar el análisis de si es automatizable o no, otorgarle una prioridad antes de los desarrolladores comiencen a programar.  Sin olvidar que se levantaría inicialmente un proceso AS IS (tal como está) para que en cuanto se tenga mediciones e indicadores, se pueda plantear algunas reformas que permitan tener el proceso TO BE (como debería ser).

Si seguimos “informatizando” el desorden, seguramente seguirá creciendo el rechazo de muchos usuarios a tecnología, pues no obtendrán lo que ellos esperan.  Es por ello que muchas organizaciones optan por implementar sistemas que ya tienen automatizados procesos comunes y se acoplan a los mismos, pues estos ya han sido probados en muchas instituciones más.

Estos ejemplos son los que nos permiten reflexionar a los colegas del área de tecnología en nuestro rol, muchas veces nos convertimos en simples ejecutores de lo que nos solicitan, sin aportar ningún criterio.  Al ser nosotros los “expertos” en el área tenemos la obligación de asesorar al usuario y a las instituciones en que se realice el proceso de tal forma que garantice resultados correctos y sobre todo que generen un valor real agregado a las áreas funcionales.

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Y si la administración está separada de la tecnología?


Todas las organizaciones actualmente cuentan con tecnologías de la información  (quizás alguna remota excepción no lo haga) y por supuesto que tienen también en su estructura una persona o toda una división que se haga cargo del tema administrativo y del financiero (en la mayoría de casos van juntos).    Por el curso que tomó la historia, tecnología  o sistemas solía estar ubicada y dependía de la unidad financiera.

En la actualidad la tecnología se ha convertido en un elemento de estrategia dentro de las organizaciones, es así que en muchas corporaciones existe la Vicepresidencia de Tecnología, o en su defecto las unidades de TI se encuentran a un nivel asesor, esta práctica ha sido adoptada poco a poco por varias organizaciones, sin embargo existen algunas en las que aún no es posible este tipo de práctica.

De que depende que esto ocurra o no?  En la mayoría de casos la gerencia general suele estar envuelta en mil asuntos y no le otorga mucha importancia al tema,  en otros casos a la unidad administrativo y/o financiero no le interesa que esto ocurra, ya sea porque simplemente no tiene tiempo de analizarlo, o porque no entiende el amplio espectro que TI abarca o solo porque así venían trabajando antes y no les interesa cambiarlo.

Pero que sucede si se encuentran en unidades separadas y estás no logran coordinar una adecuada acción?, con seguridad casi todos los procesos se entorpecerán, y quien sufrirá las inevitables consecuencias son todos los usuarios internos y externos de la Organización.

Es muy importante que todas las unidades de una organización funcionen en armonía, pues de esta manera es más fácil conseguir los objetivos planteados, y es fundamental que tanto la unidad de tecnología como la que administra las finanzas también funcionen en concordancia para lograr realizar las inversiones en TI necesarias.

No niego la posibilidad que si se logra identificar muy bien las actividades de cada unidad de acuerdo a procesos es posible “separar” ciertas áreas e incluso contratar como un servicio, lo que permitirá a la organización centrarse en su negocio.  Sin embargo cuando es una organización que se encuentra en crecimiento en donde no existe una definición clara de los procesos, funciones y demás, en donde se ha comenzado de una manera un poco desordenada, en donde el conocimiento está en las personas y no existe algo formal, se complica un poco más la posibilidad de “separar” las áreas.

Como leí en un post ahora las finanzas y la tecnología van de la mano. En una empresa que ha dejado de lado el modelo jerárquico y ha adoptado el modelo por procesos seguramente este paso será mucho más fácil


Esa habilidad llamada comunicación


comunicacionLe he colocado este título, porque cada día que pasa estoy más convencida de que la comunicación es una verdadera habilidad y hasta cierto punto es un arte, bien manejada es una excelente herramienta para conseguir lo que uno se proponga, nos puede abrir o cerrar muchas puertas.

En la oficina, me sucedió algo muy peculiar, un amigo muy gentil se ofreció para traerme algo de la tienda y me preguntó que era lo que yo quería y se lo indiqué, únicamente le dije dos palabras: galletas y yogurt, sin embargo cuando regresó con el encargo, me dí cuenta que eran cosas diferentes a las que yo me había imaginado, entonces reflexioné y me dí cuenta que hubo un error desde la emisión del mensaje pues no fue claro y luego además existió un error en el entendimiento.  Como resultado yo obtuve algo que no pedí. (estuvo bueno pero no era lo que quería,  jeje)

Quizás el ejemplo nombrado es algo muy particular y trivial, pero errores de comunicación se pueden repetir en infinidad de situaciones, y quizás esta vez, únicamente fue una golosina para pasar la tarde, sin embargo existen errores de este tipo en otros casos que pueden representar millones de dólares en pérdidas para organizaciones completas o pérdida de reputación de personas.

La comunicación es un aspecto básico sobre las competencias que todo empleado debería tener, es importante que conozcamos la manera de enviar el mensaje de una manera clara y precisa; y asegurarnos que el mensaje fue entendido correctamente.

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Uno tiene que ser específico, envíar el mensaje de una manera clara, sencilla y concisa;  siempre asegurarse que el receptor si entendió, para ello se puede ejecutar varias acciones, por ejemplo solicitar al interlocutor que nos explique la idea transmitida, pero en sus palabras, con ello nos aseguramos que el mensaje es el correcto y que el resultado que esperamos probablemente sea el adecuado.

Alguna vez en mi carrera universitaria un profesor nos mostró el gráfico del árbol y el columpio.  Este es un ejemplo ideal de lo importante de la comunicación; en tecnología, específicamente en el desarrollo de sistemas informáticos, es primordial esta habilidad, caso contrario nos pasará como el dibujo, el cliente espera una cosa y nosotros le entregamos otra, esto es debido a que cada uno de los involucrados en el proyecto tiene una imagen distinta de lo que estamos construyendo, es mucho más dificil cuando el producto es un intangible.

Quizás todos hemos jugado alguna vez al teléfono dañado, un pequeño juego en el que los integrantes van transmitiendo uno a uno el mismo mensaje al oido desde un emisor inicial hasta el receptor final, como siempre los resultados son mensajes totalmente distorsionados.  Esto puede ocurrir en la vida real, de hecho es un problema que varias áreas y compañías tienen y que les puede representar pérdidas significativas.

Por ello es importante que los gerentes también se ocupen de mejorar esta habilidad en su equipo, es muy importante mantener una comunicación clara, directa y constante entre todos los miembros, esta es una manera para elevar la productividad e incluso de disminuir el número de errores del equipo.


Prospectiva en TI


La primera vez que escuche hablar de prospectiva fue todo tan confuso pues era un mundo totalmente nuevo para mi. Al principio parecía que estaba recibiendo una clase de chino avanzado, mi formación académica había sido hasta ahí puramente tecnológica y de pronto me introduje en el mundo de la gestión, planificación y dirección estratégica y tuve la oportunidad de aprender el concepto de prospectiva, bueno al menos creo que entendí lo esencial.

Según Wikipedia, prospectiva es llamada futurología, en donde es definida por Gaston Berger (uno de los fundadores de la disciplina), como la ciencia basada en el método científico que estudia el futuro para comprenderlo y poder influir en él

En www.wordreference.com le dan el siguiente significado:  “Conjunto de análisis y estudios sobre las condiciones técnicas,científicas,económicas y sociales de la realidad futura con el fin de anticiparse a ello en el presente”

Para “estudiar el futuro” se propone definir la mayor cantidad de posibles escenarios que se puede imaginar. La idea de generar escenarios dentro de un ámbito de TI puede sonar demasiado ambiciosa, pues el ritmo con el que cambia la tecnología es cada vez más vertiginoso, sin embargo por ello es importante tomarlo en cuenta para estar preparados en cualquier caso.   Las inversiones que se realiza continuamente en TI son relativamente “altas” (en algunos casos gracias a la obsolecencia programada) y es importante garantizar el retorno de la inversión para el negocio, es importante entender que TI no se debería considerar más como un gasto dentro de las organizaciones, sino como una inversión.

Es por ello que me parece importante de alguna manera introducir temas como prospectiva dentro de TI, pues esto nos permitirá realizar la planificación estratégica de tecnología de una manera un poco más aterrizada y a la vez considerando varios escenarios que podrían presentarse a futuro.  Es importante tomar en cuenta que un plan estratégico normalmente es un tema que abarca varios años, así además será posible realizar gestión de riesgos.

Combinar la planificación estratégica en TI con la importancia de tener un pensamiento prospectivo en TI nos puede traer muy buenos resultados.  La prospectiva se puede traducir en innovación, de hecho puede ser uno de los escenarios. El incluir este concepto en TI permitirá proyectar el área al futuro, es decir, probablemente en este momento ya no se requiera grandes inversiones en hardware para costosos centro de datos pues la tendencia ahora es trabajar con servicios, publicar aplicaciones o hacer uso de “nubes”, lo que en muchos casos hará que los costos disminuyan considerablemente.

La prospectiva en TI dentro de una organización puede ser pilar fundamental también para la definición del rumbo del negocio pues actualmente la innovación es fundamental en el mundo empresarial.


Criterios sobre las redes sociales


Antes de empezar este post, quiero aclarar que este corresponde a una opinión personal que no pretende ser verdad absoluta, ni dar una versión correcta o incorrecta del tema, simplemente es mi visión sobre el mismo, basado en una experiencia propia. Bueno, luego de la aclaración, ahora sí.

Por varios temas que tengo que revisar en el día a día mantuve una conversación con un compañero que tiene a su cargo actividades de comunicación y difusión de proyectos muy importantes para una institución.  Hablabamos y le explicaba la importancia de que conozca como posicionar la marca que maneja dentro de las redes sociales, o que al menos debería tener un conocimiento básico de las mismas, que el mundo ya está inmerso en ellas y encontrará su mercado ahí, sin embargo para mi sorpresa me replico de una manera un poco enérgica indicándome que estoy equivocada, me dijo que para realizar su trabajo no necesita nada de redes sociales.  En realidad no era la primera vez que conversaba con este compañero sobre el tema y en conversaciones anteriores me dí cuenta que no tiene mucho conocimiento sobre las mismas.

No fue de mi interes entrar en polémica con esta persona, sin embargo la respuesta que recibí realmente me dejó sin palabras, es un tema que a mi me parecía bastante lógico y que se explicaba por si mismo.  Actualmente la mayoría de las personas (que de alguna forma son mercados potenciales para cualquier fin) utilizan al menos una red social,  se conectan en diferentes lugares, así como en diferentes dispositivos; el crecimiento de las redes sociales más populares es exponencial, a mi parecer me sonaba muy lógico que una manera efectiva para promocionar el proyecto era utilizando estas herramientas, pero su seguridad me dejó pensando.

¿De verdad un comunicador en la actualidad no debe saber nada de redes sociales?


El trabajo de cada persona suma


Cuando se asume la dirección de un equipo es importante transmitir el mensaje señalado como título de esta entrada: “el trabajo de cada persona suma”.   Para ello es fundamental que la perspectiva de procesos se encuentre clara para cada miembro del equipo, de esta manera se logrará visualizar cuan importante son las tareas de cada uno dentro del proceso para la obtención de los productos y consecución de los objetivos comunes.

Cuando trabajamos por procesos (ya sea de una manera formal o empiricamente)  es importante saber que nuestros productos se convierten en la entrada del proceso que ejecuta otra persona y si un miembro del equipo se retrasa en su trabajo o simplemente no lo hace todo se detiene y no se consigue lo que se está buscando.

A veces existen personas que llevan muchos años en un sitio trabajando (he notado que esto sucede más en el sector público que en el privado, aunque también pasa) y asumen que son indispensables o que el número de años que lleva en ese puesto le otorga algún tipo de poder especial que no permitirá que le muevan de ese lugar de trabajo.  Estas personas suelen descuidar la eficiencia y eficacia con la que desempeñan sus labores (no es una regla, existen muchas excepciones) y con su desempeño hacen que las labores de los demás miembros del equipo se vean retrasadas y al final del día quien queda mal es todo el equipo.

Por ello es importante hacer notar, socializar, y que todos conozcan como se manejan los procesos, que cada uno comprenda que su trabajo es muy importante y que probablemente el compañero de a lado le exige debido a que el requiere su producto para comenzar a hacer su labor y mientras más se demore más se tardará todo el equipo en entregar lo que se solicitó o alcanzar los objetivos.

En ocasiones por cumplir con los compromisos, uno  tiende a realizar trabajo que no es de su competencia, por ello es importante que cada persona conozca dentro del equipo que lo que hace es un granito de arena para esa inmensa playa que todos tienen como objetivo y que sin ese granito de arena no sería igual.


Que se debería publicar en una red social?


Hace unos días tuve la oportunidad de conversar con un amigo quien trabaja para un medio de comunicación y en mitad de la charla surgió el tópico de las redes sociales, él me comentaba que en cuanto comenzó el boom de las redes sociales sus compañeros de trabajo empezaron a utilizarlo de acuerdo a su criterio personal y los problemas surgieron.

Muchas personas aceptan en su red a mucha gente a quien no conoce, pues utilizan este medio para ampliar su círculo social, esta acción implica un riesgo muy alto y realmente no se sabe a quien están incluyendo.  Desde el punto de vista de seguridad nos ponemos en peligro, es como si dejaramos entrar a nuestra casa a cualquier persona que nos lo pidiera sin preguntar ni saber nada acerca de esos personajes (seguro que no lo hacemos).

Ahora si a esto se suma que no reflexionamos un poco antes de hacer una publicación, ya sea texto, fotografías, videos o cualquier otro elemento podemos obtener un resultado altamente peligroso; por ejemplo en el tema personal resulta de alto riesgo incluir información sobre los viajes que se va a realizar (lugares, fechas, acompañantes, etc), en información personal no deberíamos colocar direcciones, números telefónicos, lugares, familia, etc.,  pues algún amigo de lo ajeno puede estar atento a toda esta información y simplemente le hemos facilitado el trabajo y nosotros nos hemos puesto la soga al cuello.

En el tema profesional es importante ser mucho más cautelosos, es cierto que existe la libertad de expresión y que a veces las redes sociales  se podrían confundir con un sitio de desahogo de ideas, quejas, sentimientos y demás;  pero es importante preguntarnos si lo que escribimos lo gritaríamos en un parque rodeados de personas conocidas y desconocidas, si repartiriamos las fotos o videos que publicamos en una calle a todo el que pase, si no es así pues sería importante que lo pienses dos veces antes de escribir o publicar algo.  A la par del crecimiento  de estos medios de comunicación han surgido leyes y demás que intentan “controlar” de cierta manera estas publicaciones para evitar que se transgreda los derechos de los demás.

Regresando a la charla de mi amigo me comentó que dentro de su institución se llegó a separar de la institución a varias personas debido a ciertos comentarios dentro de sus perfiles que expresaban inconformidad con las actividades que realizaban en su puesto de trabajo, así como de sus superiores.  Considero que esto ya es una cuestión de política de cada organización, y es importante conocer cuales son los lineamientos al respecto en las empresas que laboramos, para evitarnos malos ratos.

Recordé que un amigo publicó una entrada al respecto en su blog, en donde incluye ciertos consejos sobre como manejar la seguridad en las redes sociales, comparto con ustedes el enlace para ampliar un poco más sobre el tema.  (Mito o realidad)

Existen también otros tipos de redes como por ejemplo las redes profesionales, en donde se publica únicamente temas laborales,  estas redes permiten muchas veces vincular las cuentas a las redes sociales y si lo hacemos es mucho más importante tomar en cuenta las recomendaciones realizadas anteriormente pues si antes el perfil profesional se veía afectado, aca será de manera más directa.


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