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Facturación Electrónica: ¿Obligación u Oportunidad?


Facturación electrónica es un concepto que se conoce ya en varios países, en Chile por ejemplo llevan este esquema desde hace varios años, en otros países apenas se está adoptando.

facturae1En Ecuador, el Servicio de Rentas Internas – SRI ha establecido los plazos de implementación de facturación electrónica[1], en donde los contribuyentes especiales, exportadores, contribuyentes que realizan sus transacciones comerciales desde internet, entre otros debían tener las autorizaciones de sus documentos electrónicos a través de los mecanismos que el SRI ofrece para el efecto; todo esto hasta el 1 de enero de 2015.  Existe otros plazos que empiezan a cumplirse y es de esperar también que tarde o temprano todos los contribuyentes estemos inmersos en este tema.

Es importante saber que la facturación electrónica en la mayoría de casos se considera una obligación, se puede transformar en una oportunidad para muchas organizaciones grandes y pequeñas pues podrán automatizar un proceso que es vital para las compañías, como es la facturación.

Al tener la información en un sistema informático será mucho más fácil sacarle provecho a la misma, por ejemplo tener un análisis de ventas por producto y por cliente, en donde podrá conocer cual es la época del año baja y cuál es la alta.  Con esta información todos los decisores de las empresas podrán realizar acciones orientadas a sacar adelante a sus compañías.

Muchas personas naturales y algunas empresas no quieren incursionar en este mundo hasta que estén obligados, sin embargo si lo hacen de manera correcta por supuesto, podrán sacarle ventaja a la misma. Con facturación electrónica, gastos de logística por entrega de estos documentos se elimina, pues ahora las facturas llegan por correo electrónico o se publican en diferentes portales de los proveedores; además los documentos autorizados estarán siempre disponibles para su descarga en el sistema en línea del SRI.

Entre algunos comentarios he escuchado que la gente piensa que es una herramienta más del gobierno para controlarlos, en realidad pienso que va más allá de eso, pues con ello existen muchos procesos que antes podían tomar días, ahora se pueden concretar en pocas horas incluso.  Si a esto sumamos que los pagos se realizan ahora directamente en internet a través de transferencias bancarias y otros medios electrónicos, poco a poco se va desmaterializando las finanzas y empezamos a depender de la tecnología para ello.

Como hemos visto, este esquema puede ser tomado únicamente como una obligación que hay que cumplir para evitar multas y sanciones o se le puede sacar mucho provecho para mejorar las estrategias de ventas de los negocios.

[1] http://www.sri.gob.ec/web/guest/comprobantes-electronicos1


Informatizar el desorden


Esta interesante frase la escuche una vez en alguna reunión en la que se analizaba la solicitud de un área funcional de una organización para “automatizar” sus procesos, el problema era que no existía ningún proceso definido formalmente, únicamente procedimientos, acciones y actividades que se realizaban de acuerdo al buen juicio y experiencia de quienes los estuvieran ejecutando, de tal suerte que cuando ellos salieran, todo lo conocido se perdería.

Al escuchar pacientemente la realidad del área, el experto de una manera muy diplomática les explicó que ningún sistema informático les iba a solucionar sus problemas tal cual están, pues antes de automatizar es importante que el proceso se encuentre claro, definido, socializado y que todos lo apliquen, pues caso contrario además de “informatizar el desorden” se va a generar un fuerte rechazo por parte de los usuarios que llevará inevitablemente al fracaso del “sistema” y seguramente la cura sería más costosa que la enfermedad.

Si se ingresa “basura” al sistema automatizado y el proceso no está bien definido seguramente lo que conseguiremos es “basura mal modificada”.  En algunos casos únicamente se levanta el proceso (en el mejor de los casos únicamente se obtiene el flujograma), asumiendo muchas cosas y si los responsables de revisar esta información son cambiados,  es muy probable que el proceso como tal ya no tenga validez, pues ha cambiado el criterio con que se levantó al inicio.

Antes de automatizar un proceso debería realizarse su levantamiento (con toda la caracterización que se requiere y no únicamente el flujograma), socialización e implementación, con al menos dos ejecuciones completas para medirlo, mejorarlo y sobre eso realizar el análisis de si es automatizable o no, otorgarle una prioridad antes de los desarrolladores comiencen a programar.  Sin olvidar que se levantaría inicialmente un proceso AS IS (tal como está) para que en cuanto se tenga mediciones e indicadores, se pueda plantear algunas reformas que permitan tener el proceso TO BE (como debería ser).

Si seguimos “informatizando” el desorden, seguramente seguirá creciendo el rechazo de muchos usuarios a tecnología, pues no obtendrán lo que ellos esperan.  Es por ello que muchas organizaciones optan por implementar sistemas que ya tienen automatizados procesos comunes y se acoplan a los mismos, pues estos ya han sido probados en muchas instituciones más.

Estos ejemplos son los que nos permiten reflexionar a los colegas del área de tecnología en nuestro rol, muchas veces nos convertimos en simples ejecutores de lo que nos solicitan, sin aportar ningún criterio.  Al ser nosotros los “expertos” en el área tenemos la obligación de asesorar al usuario y a las instituciones en que se realice el proceso de tal forma que garantice resultados correctos y sobre todo que generen un valor real agregado a las áreas funcionales.


Y si la administración está separada de la tecnología?


Todas las organizaciones actualmente cuentan con tecnologías de la información  (quizás alguna remota excepción no lo haga) y por supuesto que tienen también en su estructura una persona o toda una división que se haga cargo del tema administrativo y del financiero (en la mayoría de casos van juntos).    Por el curso que tomó la historia, tecnología  o sistemas solía estar ubicada y dependía de la unidad financiera.

En la actualidad la tecnología se ha convertido en un elemento de estrategia dentro de las organizaciones, es así que en muchas corporaciones existe la Vicepresidencia de Tecnología, o en su defecto las unidades de TI se encuentran a un nivel asesor, esta práctica ha sido adoptada poco a poco por varias organizaciones, sin embargo existen algunas en las que aún no es posible este tipo de práctica.

De que depende que esto ocurra o no?  En la mayoría de casos la gerencia general suele estar envuelta en mil asuntos y no le otorga mucha importancia al tema,  en otros casos a la unidad administrativo y/o financiero no le interesa que esto ocurra, ya sea porque simplemente no tiene tiempo de analizarlo, o porque no entiende el amplio espectro que TI abarca o solo porque así venían trabajando antes y no les interesa cambiarlo.

Pero que sucede si se encuentran en unidades separadas y estás no logran coordinar una adecuada acción?, con seguridad casi todos los procesos se entorpecerán, y quien sufrirá las inevitables consecuencias son todos los usuarios internos y externos de la Organización.

Es muy importante que todas las unidades de una organización funcionen en armonía, pues de esta manera es más fácil conseguir los objetivos planteados, y es fundamental que tanto la unidad de tecnología como la que administra las finanzas también funcionen en concordancia para lograr realizar las inversiones en TI necesarias.

No niego la posibilidad que si se logra identificar muy bien las actividades de cada unidad de acuerdo a procesos es posible “separar” ciertas áreas e incluso contratar como un servicio, lo que permitirá a la organización centrarse en su negocio.  Sin embargo cuando es una organización que se encuentra en crecimiento en donde no existe una definición clara de los procesos, funciones y demás, en donde se ha comenzado de una manera un poco desordenada, en donde el conocimiento está en las personas y no existe algo formal, se complica un poco más la posibilidad de “separar” las áreas.

Como leí en un post ahora las finanzas y la tecnología van de la mano. En una empresa que ha dejado de lado el modelo jerárquico y ha adoptado el modelo por procesos seguramente este paso será mucho más fácil


Los finos hilos de las redes


redessociales4 Con el boom de la web 2.0 y todo lo relacionado, las redes se expandieron de manera exponencial.  A alguien simplemente se le ocurrió colocar todo en una sola plataforma para permitir que las personas “socialicen” y tuvo un excelente resultado, si a esto le sumamos los avances en infraestructura y servicios de telefonía, datos y dispositivos móviles que actualmente permiten tener acceso a las mismas desde cualquier lugar y desde cualquier parte del mundo, tenemos como resultado un mundo casi totalmente “conectado”.

Una vez creadas las redes sociales, empezaron a proliferar las redes temáticas, como por ejemplo las redes profesionales, de video, de fotografía, redes de entrenamiento deportivo, redes para encontrar pareja, redes para profesiones específicas y lo peor o lo mejor de todo es que todas luchan por integrarse unas con otras, hacen todo lo posible por acceder a tus contactos en donde sea que los tengas registrados para incrementar los usuarios y a la vez tu red.

El momento en que se integran las redes (a veces, casi automáticamente) los grupos de contactos de cada red también se vuelve común entre unas y otras, a esto se debe mi afirmación: los hilos son finos entre las redes, pues tienden a enredarse con mucha facilidad.  Según mi criterio es importante tener muy claro este concepto ya que al “mezclar” todas las redes es posible que, sin darte cuenta dejes a la vista tu vida “personal” a personas con las que mantienes únicamente relaciones profesionales o viceversa, o quizás a gente totalmente desconocida.

Es normal que todos tengamos malos o buenos días y a veces el entusiasmo nos hace expresar estas emociones a todo pulmón en nuestra red social frente a todos aquellos que creemos son nuestros amigos o personas de confianza, sin embargo, a veces entre tus contactos existe algún proveedor, cliente o alguien a quien no le agradas y con ello lo único que consigues son problemas.

Personalmente prefiero seleccionar los contactos de mis diferentes redes, es decir existen personas a las que tengo confianza y que no me molesta se enteren de lo que sucede pero otras simplemente no.  En otros casos únicamente me interesa mantener relaciones profesionales y ahí no revelo nada personal ni entrego demasiada información.

Por supuesto que las redes además son una plataforma de marketing única, es por ello que además al no escoger detalladamente a las personas que aceptas en tu círculo corres el riesgo de llenarte de spam en tu bandeja de entrada, pues te llegará publicidad de todo lo que les gusta a tus contactos, que no siempre es lo que a ti te interesa.

Entonces hay que tener cuidado con el enredo que puede existir entre los hilos de nuestras redes y hacer caso a esta frase que leí en algún lado: existe una regla muy simple de privacidad en las redes:  “Si es privado, simplemente no lo publiques”. Y como aporte de un gran amigo: “no publiques nada que pueda afectar tu reputación y la de tu círculo familiar”.


Prospectiva en TI


La primera vez que escuche hablar de prospectiva fue todo tan confuso pues era un mundo totalmente nuevo para mi. Al principio parecía que estaba recibiendo una clase de chino avanzado, mi formación académica había sido hasta ahí puramente tecnológica y de pronto me introduje en el mundo de la gestión, planificación y dirección estratégica y tuve la oportunidad de aprender el concepto de prospectiva, bueno al menos creo que entendí lo esencial.

Según Wikipedia, prospectiva es llamada futurología, en donde es definida por Gaston Berger (uno de los fundadores de la disciplina), como la ciencia basada en el método científico que estudia el futuro para comprenderlo y poder influir en él

En www.wordreference.com le dan el siguiente significado:  “Conjunto de análisis y estudios sobre las condiciones técnicas,científicas,económicas y sociales de la realidad futura con el fin de anticiparse a ello en el presente”

Para “estudiar el futuro” se propone definir la mayor cantidad de posibles escenarios que se puede imaginar. La idea de generar escenarios dentro de un ámbito de TI puede sonar demasiado ambiciosa, pues el ritmo con el que cambia la tecnología es cada vez más vertiginoso, sin embargo por ello es importante tomarlo en cuenta para estar preparados en cualquier caso.   Las inversiones que se realiza continuamente en TI son relativamente “altas” (en algunos casos gracias a la obsolecencia programada) y es importante garantizar el retorno de la inversión para el negocio, es importante entender que TI no se debería considerar más como un gasto dentro de las organizaciones, sino como una inversión.

Es por ello que me parece importante de alguna manera introducir temas como prospectiva dentro de TI, pues esto nos permitirá realizar la planificación estratégica de tecnología de una manera un poco más aterrizada y a la vez considerando varios escenarios que podrían presentarse a futuro.  Es importante tomar en cuenta que un plan estratégico normalmente es un tema que abarca varios años, así además será posible realizar gestión de riesgos.

Combinar la planificación estratégica en TI con la importancia de tener un pensamiento prospectivo en TI nos puede traer muy buenos resultados.  La prospectiva se puede traducir en innovación, de hecho puede ser uno de los escenarios. El incluir este concepto en TI permitirá proyectar el área al futuro, es decir, probablemente en este momento ya no se requiera grandes inversiones en hardware para costosos centro de datos pues la tendencia ahora es trabajar con servicios, publicar aplicaciones o hacer uso de “nubes”, lo que en muchos casos hará que los costos disminuyan considerablemente.

La prospectiva en TI dentro de una organización puede ser pilar fundamental también para la definición del rumbo del negocio pues actualmente la innovación es fundamental en el mundo empresarial.


La importancia de una imagen profesional


Por el tema de reclutamiento de personal y para conocer como se encuentra  el mercado laboral en lo relacionado a tecnología, he estado navegando por algunas páginas que permiten a las empresas encontrar candidatos para sus vacantes y a la vez a los postulantes encontrar puestos de trabajo de acuerdo a sus intereses profesionales, que por cierto existen muchas y ofrecen diferentes servicios.

En estas “visitas” he leído varios foros, he observado que muchas personas expresan sus opiniones, aparentemente los comentarios son escritos por  quienes no han sido aceptados en empresas que han aplicado en diferentes oportunidades laborales, principalmente debido a la falta de experiencia, personas que apenas se han graduado y que no les aceptan en un trabajo por no haber tenido experiencia previa, se expresan de manera muy poco apropiada (desde mi punto de vista).
Es posible que ellos tengan razón en sus reclamos, que muchas oportunidades laborales se reservan para personas que tienen experiencia profesional, esto quizás debido a los costos de capacitación y entrenamiento,  (además del costo de error) que existe cuando se contrata personal sin experiencia.  Sin embargo también es cierto que muchos candidatos ya cuentan con dos o tres años de experiencia pre profesional, y probablemente van a tener más oportunidades que aquellos que no; y como lo lograron?  sacrificando algunas cosas durante sus estudios, quizás demoraron un poco más su carrera, quizás aplicaron a pasantías o practicas pre profesionales (sin paga) en donde tuvieron la capacidad de empezar a incursionar en el campo laboral, dejaron de lado actividades sociales entre otros.
A la hora de seleccionar personal es importante la imagen profesional que un candidato ofrece y actualmente la investigación puede ser más fácil a través de las redes sociales, por ello los comentarios que escriben dejan mucho que pensar del profesionalismo de los candidatos, la forma en que se expresan, faltas de ortografia, entre otros.   La imagen profesional no tiene que ver únicamente en la forma que uno se viste para la entrevista, se refiere a la forma de presentar la hoja de vida, también se refiere a la información que publicamos a través de diferentes medios a través de los cuales las empresas “investigan” a los candidatos, por ello antes de escribir comentarios es necesario penar muy bien lo que se piensa plasmar.

El trabajo de cada persona suma


Cuando se asume la dirección de un equipo es importante transmitir el mensaje señalado como título de esta entrada: “el trabajo de cada persona suma”.   Para ello es fundamental que la perspectiva de procesos se encuentre clara para cada miembro del equipo, de esta manera se logrará visualizar cuan importante son las tareas de cada uno dentro del proceso para la obtención de los productos y consecución de los objetivos comunes.

Cuando trabajamos por procesos (ya sea de una manera formal o empiricamente)  es importante saber que nuestros productos se convierten en la entrada del proceso que ejecuta otra persona y si un miembro del equipo se retrasa en su trabajo o simplemente no lo hace todo se detiene y no se consigue lo que se está buscando.

A veces existen personas que llevan muchos años en un sitio trabajando (he notado que esto sucede más en el sector público que en el privado, aunque también pasa) y asumen que son indispensables o que el número de años que lleva en ese puesto le otorga algún tipo de poder especial que no permitirá que le muevan de ese lugar de trabajo.  Estas personas suelen descuidar la eficiencia y eficacia con la que desempeñan sus labores (no es una regla, existen muchas excepciones) y con su desempeño hacen que las labores de los demás miembros del equipo se vean retrasadas y al final del día quien queda mal es todo el equipo.

Por ello es importante hacer notar, socializar, y que todos conozcan como se manejan los procesos, que cada uno comprenda que su trabajo es muy importante y que probablemente el compañero de a lado le exige debido a que el requiere su producto para comenzar a hacer su labor y mientras más se demore más se tardará todo el equipo en entregar lo que se solicitó o alcanzar los objetivos.

En ocasiones por cumplir con los compromisos, uno  tiende a realizar trabajo que no es de su competencia, por ello es importante que cada persona conozca dentro del equipo que lo que hace es un granito de arena para esa inmensa playa que todos tienen como objetivo y que sin ese granito de arena no sería igual.


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