Cómo recopilo mis facturas electrónicas en Ecuador

En Ecuador como en otros países, se está implementando por parte de las autoridades tributarias, Servicio de Rentas Internas – SRI-  el sistema de facturación electrónica, actualmente existe la resolución en la que grandes contribuyentes deben emitir documentos electrónicos a sus clientes y proveedores.  Entre los documentos electrónicos que deben emitir, están las facturas, notas de débito, notas de crédito, comprobantes de retención y guías de remisión.

Si bien existen algunas opiniones sobre este tema, lo cierto es que cuando las recibimos no siempre sabemos como confirmar que han sido generadas y autorizadas.   Algunos proveedores no te envían los comprobantes por correo, algunos ni siquiera te publican estos documentos en un portal para que accedas.  De todas maneras, el SRI te permite revisar las facturas y comprobantes electrónicos que han generado a tu cédula o RUC.

Con las facturas físicas, normalmente las organizas y las colocas en una carpeta dividida por meses o por categorías, depende de como lo prefieras.  La idea de la facturación electrónica es que se ahorre papel, se bajen los costos y se mejoren los procesos, por ello no tiene mucho sentido que las imprimas nuevamente y las juntes a tus facturas físicas en tu carpeta.

Puedes acceder al sistema que el SRI te ofrece a través de su página web y descargar todas tus facturas, si deseas puedes mantener un registro en un archivo excel,  o mejor aún registrarla en tu propio sistema para organizarlas y comparar con lo que tienes en el SRI, y aprovechar pues ya tienes gran parte de información para tus finanzas personales y familiares.  Puedes probar las versiones gratuitas o pagadas.  Para registrarte GRATIS lo puedes hacer Regístrate en el sistema Mis Cuentas

No entiendo el archivo XML que me envían por correo electrónico

En Ecuador, el Servicio de Rentas Internas – SRI ha impuesto como obligación la emisión de documentos electrónicos por ahora a contribuyentes especiales, que además deben ser notificados vía correo electrónico, en donde deben adjuntar el archivo XML, que a muchos parece chino avanzado, y realmente no se entiende casi nada, además deberían enviar un documento que es la «traducción a español» del XML, es un archivo en formato PDF, que se denomina RIDE (Representación Impresa del Documento Electrónico), que ahora tiene validez tributaria, este es mucho más familiar para todos.

Pero existe algo que es cierto y es que no todos los proveedores te envían los dos documentos o a veces solo el XML o ninguno. Algunos solo te envían una notificación de generación de nuevo documento electrónico.

Si te preocupa, tienes la opción de ingresar al sistema que el SRI te ofrece para ello, o utilizar alguna de las opciones comerciales o gratuitas que existen en el mercado.  Entre ellas puedes registrarte en http://www.miscuentas.com.ec  En donde podrás recibir tus archivos XML y revisarlos de una manera muy amigable, además podrás sacar ventaja de esta nueva norma tributaria, y tener a la mano la información de tus gastos para poder tomar mejores decisiones financieras.

De todas maneras, no me arrepiento

Este año ha sido particularmente especial para mí, ha venido lleno de momentos buenos y también de lecciones, de aprendizaje y de reflexión.   He estado particularmente ocupada en sacar adelante un proyecto de familia en todo su sentido y como tal ha sido un reto duro, ha sido cuestión de esfuerzo, de trabajo, de decepciones, caídas y continuar adelante.

Quizás no pueda relatar cada uno de los episodios vividos, sin embargo las lecciones están marcadas.

• No importa quienes estén en contra de tu proyecto de vida, si estás convencido, apuesta por ello.  Si no triunfas en tu primer intento, habrás conseguido una gran lección y podrás intentar por segunda vez y así hasta que lo consigas.
•  Lo interesante de tener varios intentos es que en cada uno vas añadiendo algo nuevo que fue la lección del intento fallido anterior.  Como alguien nos dijo, esto no es una carrera de velocidad, esto es una carrera de resistencia.
• Aprendí que en cuestión de negocios hay que mantener el corazón bien protegido, hay cosas que simplemente son, no se pueden tomar personal, en este mundo la mayoría de personas tiran el agua para su molino, es así de sencillo, a muy pocos les interesa si tu subes o bajas, y estarán contigo mientras a ellos les convenga tu presencia (hablando desde el plano netamente profesional, nada personal)
• Hay otras personas con las que podrás trabajar en conjunto para salir adelante, no siempre es fácil hallarlas pero cuando la encuentres asegúrate de trabajar hombro a hombro en una relación ganar ganar.
•  Para hacer negocios con la familia debe existir un grado de madurez bastante alto en todos los miembros, a veces las palabras de esas personas tan cercanas duelen más que de los desconocidos ( ya ven porque hay que tener el corazón a buen recaudo)  Entonces si crees que tú o tu familia no está preparado para apoyarte en tu proyecto mejor busca por otro lado.   No niego que he visto grandes ejemplos de lo contrario y que les va excelente.  En mi caso tengo la suerte de que mi familia me apoya.  Recuerda estas son solo mis reflexiones, no aplica a generalidades.
• Todas nuestras acciones tienen una reacción, estés o no consciente de ello, quizás esta ha sido una de las lecciones más difíciles que me ha tocado aprender, en mi vida he actuado en base a mis principios, valores y creencias, (no digo que sean estas perfectas), no me considero una santa, ni una mujer perfecta, como siempre he dicho soy un ser humano en crecimiento.  Algunas de mis acciones que a mi criterio fueron las más acertadas, ahora me he enterado que han herido varias susceptibilidades que en realidad yo desconocía y pues ello me ha puesto las cosas cuesta arriba.
• Esto me ha llevado a darme cuenta que existen personas que olvidan fácil las cosas buenas y mantienen los recuerdos de lo que ellos consideraron malo para ellos y a la primera oportunidad que pueden ejecutan su «venganza», bueno no tan dramática, pero algo así.

Este tema me ha dado vueltas y vueltas en la cabeza, sobre todo porque afecto de alguna manera a nuestro proyecto de familia, y sin embargo no me arrepiento de lo actuado, porque hice lo mejor en su momento según mi criterio y pienso que si estaría en el lugar de esas personas quizás actuaría de manera similar.

Y aquí otra frase:  Soy responsable de mis actos pero no puedo ser responsable de tus reacciones.

Y así, con estas lecciones aprendidas cerramos un año y con las pilas bien recargadas a comenzar uno nuevo

Del jefe «ogro» y otras variedades

Seguramente a muchos les interesará este post pues esperan ver reflejado en mis palabras a algún personaje de su vida actual o pasada a quién le caería muy bien el denominador de «jefe ogro» o porque no «jefa ogra», por lo menos desde la perspectiva de cada uno.

En realidad mi intención no es criticar ni mucho menos a ninguna persona con estos calificativos, se trata de colocar algunas ideas desde otro punto de vista.

En lo personal considero que he tenido muy buena suerte con mis jefes, he aprendido mucho de las cosas buenas que se deben hacer y que cosas NO se debe hacer, siempre la vida es eso un aprendizaje, por fortuna considero que nunca tuve un jefe o jefa ogr@, de vez en cuando tuvieron sus malos días como todo el mundo, pero nada fuera de lo normal;  sin embargo son varias las ocasiones que en conversaciones esporádicas o en tertulias con amigos todos tienen una o varias anécdotas de sus terribles empleadores.

Así alguien decía que su jefe le gritaba mucho, todo trabajo estaba mal hecho y cualquier idea que presentaba mi amigo era pronto adueñada por su jefe y quien brillaba al final es ese famoso personaje. Realmente es cierto que hay jefes de todas variedades y para todos los gustos, al igual que empleados.

Hay quien se queja de que su jefe parece su dueño y el empleado se asemeja a un objeto, lo controla día y noche, espera que esté a su total disposición y por el salario mínimo.  Es cierto que hay profesiones que requieren un trabajo de más horas de lo normal, pero de ahí al acoso solo hay un paso.

Si el famoso jefe o jefa se empieza a meter en tus asuntos personales pues es otro gran punto en contra, es típico de esa persona que te quiere imponer cuales son las prioridades en tu vida, y obviamente la número uno tiene que ser el trabajo, lo segundo  y tercero también el trabajo y si acaso te sobra un poco de tiempo puedes descansar un momento capacitándote para seguir trabajando más y mejor, seguramente todo eso será una señal de alerta.

Ahora, ¿qué tan fácil puede ser convivir con este tipo de jefes?, realmente depende mucho de tu fuerza mental y paz interior,  pues una persona como las que he descrito puede llegar a desequilibrar totalmente tu vida, y obviamente esto afectará a todos quienes te rodean, así que a veces es mejor tomar decisiones y hacerse a un lado para permitir que alguien que tenga un nivel de tolerancia más alto pueda lidiar con esa persona.

Claro que también queda la opción de esperar que esa persona cambie, al final dicen que los milagros ocurren.

Y, tú ¿Tienes alguna anécdota de algún jef@ ogr@ que quieras contar?

Hoja de vida – casos y cosas

Dicen que uno no aprende en cabeza ajena y es cierto, la experiencia propia es el mejor maestro, sin embargo a veces nos sirve algunos casos para estar un poco preparados y no cometer los mismos errores, por eso quiero compartir algunas anécdotas sobre casos y cosas que me he visto cuando he participado en procesos de selección y que presentan (o presentamos) los candidatos en las hojas de vida.

1. Colocar un estado civil un poco particular como por ejemplo:

Estado Civil:   Solter@ … no por mucho…

Aunque no parezca es un caso real, en una selección, recibimos una hoja de vida con ese estado civil, todo apuntaba a que se iba a casar o algo así, me parece que aunque gracioso, puede dar una imagen errónea y no muestra una imagen muy profesional del postulante al cargo, aunque en realidad sea una persona con una larga trayectoria y que siempre dé buenos resultados, es posible que este pequeño error o broma le haga perder importantes oportunidades laborales.

2. Faltas ortográficas

En algún post anterior hable sobre la importancia de la ortografía,  y obviamente en una hoja de vida dice mucho una palabra mal escrita, por ejemplo:   «Ocacionales»

Cuando recibo una hoja de vida con faltas ortográficas me llevo una impresión negativa de la persona. Si tiene una o más faltas ortográficas en su hoja de vida me indica algunas características del candidato o candidata, entre ellas que probablemente lee poco, es poco detallista y hasta algo descuidado pues la hoja de vida es la carta de presentación de una persona para un trabajo.  Recuerda solo existe una oportunidad para dar una primera buena impresión

3. Nombre del archivo adjunto:

Actualmente las postulaciones se realizan de varias maneras, entre ellas el enviar por correo electrónico la hoja de vida.  Me ha tocado archivos con nombres particulares como por ejemplo.  Estasies.docx   lafinal.docx  o un nombre algo peculiar como «curriculon.doc»

Si bien es cierto lo importante es el contenido, siempre es importante tener en cuenta estos pequeños detalles que pueden decir mucho de una persona en un proceso tan importante como el de incorporar gente a una empresa.

4. Correo electrónico poco profesional

Es importante que incluyas tu correo electrónico en la hoja de vida para que te puedan contactar y enviar los detalles de avance de proceso si es necesario.  Sin embargo te aconsejo que trates de colocar un correo electrónico que de una buena impresión como por ejemplo nombre.apellido@correo.com  o algo por el estilo, incluso hasta el año de nacimiento podría ser incluido.

A mi han llegado varios tipos de correo electrónico, de todo tipo, como por ejemplo:  pepitohinchaamuerte@correo.com o juanitoelmejorvicioso@ …   o  menganitalamaslinda@….  o  tumamisexy@….   Obviamente cambié algunos nombres y estos no son correos reales, pero de veras hemos revisado hojas de vida con este tipo de información.

Es muy importante tener en cuenta ser profesional si quieres que te tomen en serio.

5.  Tu foto si no es profesional o seria, mejor no la pongas

En realidad no se debería solicitar foto en la hoja de vida, a menos que sea un cargo en que la presencia sea algo totalmente imprescindible, que no debería ser así pues podría ser un caso de discriminación. Pero si tu quieres colocar tu foto en la hoja de vida, te recomiendo no coloques tu imagen del perfil de facebook, haciendo puchero con la boca o guiñando el ojo, o el selfie que te tomaste en el baño en tu hora de descanso, da una imagen muy poco profesional.

Si quieres poner una foto, aprovecha una buena pinta, y pide que un amigo te tome una foto para incluirla en tu hoja de vida, también procura que no sea muy pesada.

6. Si te llamaron a la entrevista, asegurate de asistir

Y si pasaste el primer filtro, que consiste en la revisión de tu hoja de vida, te llamaron para una entrevista, procura pedir toda la información para asistir y no perderte en el intento.  En un caso muy particular en un proceso de selección, hubo un candidato que nunca llegó a la entrevista (aunque no parezca muchos no asisten a las entrevistas), pero en este caso la persona en cuestión devolvió la llamada después de un mes para indicar que se había perdido y que por eso llamaba para asistir a la entrevista, para su mala suerte ya no había vacante.

Facturación Electrónica: ¿Obligación u Oportunidad?

Facturación electrónica es un concepto que se conoce ya en varios países, en Chile por ejemplo llevan este esquema desde hace varios años, en otros países apenas se está adoptando.

En Ecuador, el Servicio de Rentas Internas – SRI ha establecido los plazos de implementación de facturación electrónica[1], en donde los contribuyentes especiales, exportadores, contribuyentes que realizan sus transacciones comerciales desde internet, entre otros debían tener las autorizaciones de sus documentos electrónicos a través de los mecanismos que el SRI ofrece para el efecto; todo esto hasta el 1 de enero de 2015.  Existe otros plazos que empiezan a cumplirse y es de esperar también que tarde o temprano todos los contribuyentes estemos inmersos en este tema.

Es importante saber que la facturación electrónica en la mayoría de casos se considera una obligación, se puede transformar en una oportunidad para muchas organizaciones grandes y pequeñas pues podrán automatizar un proceso que es vital para las compañías, como es la facturación.

Al tener la información en un sistema informático será mucho más fácil sacarle provecho a la misma, por ejemplo tener un análisis de ventas por producto y por cliente, en donde podrá conocer cual es la época del año baja y cuál es la alta.  Con esta información todos los decisores de las empresas podrán realizar acciones orientadas a sacar adelante a sus compañías.

Muchas personas naturales y algunas empresas no quieren incursionar en este mundo hasta que estén obligados, sin embargo si lo hacen de manera correcta por supuesto, podrán sacarle ventaja a la misma. Con facturación electrónica, gastos de logística por entrega de estos documentos se elimina, pues ahora las facturas llegan por correo electrónico o se publican en diferentes portales de los proveedores; además los documentos autorizados estarán siempre disponibles para su descarga en el sistema en línea del SRI.

Entre algunos comentarios he escuchado que la gente piensa que es una herramienta más del gobierno para controlarlos, en realidad pienso que va más allá de eso, pues con ello existen muchos procesos que antes podían tomar días, ahora se pueden concretar en pocas horas incluso.  Si a esto sumamos que los pagos se realizan ahora directamente en internet a través de transferencias bancarias y otros medios electrónicos, poco a poco se va desmaterializando las finanzas y empezamos a depender de la tecnología para ello.

Como hemos visto, este esquema puede ser tomado únicamente como una obligación que hay que cumplir para evitar multas y sanciones o se le puede sacar mucho provecho para mejorar las estrategias de ventas de los negocios.

[1] http://www.sri.gob.ec/web/guest/comprobantes-electronicos1

Y si la administración está separada de la tecnología?

Todas las organizaciones actualmente cuentan con tecnologías de la información  (quizás alguna remota excepción no lo haga) y por supuesto que tienen también en su estructura una persona o toda una división que se haga cargo del tema administrativo y del financiero (en la mayoría de casos van juntos).    Por el curso que tomó la historia, tecnología  o sistemas solía estar ubicada y dependía de la unidad financiera.

En la actualidad la tecnología se ha convertido en un elemento de estrategia dentro de las organizaciones, es así que en muchas corporaciones existe la Vicepresidencia de Tecnología, o en su defecto las unidades de TI se encuentran a un nivel asesor, esta práctica ha sido adoptada poco a poco por varias organizaciones, sin embargo existen algunas en las que aún no es posible este tipo de práctica.

De que depende que esto ocurra o no?  En la mayoría de casos la gerencia general suele estar envuelta en mil asuntos y no le otorga mucha importancia al tema,  en otros casos a la unidad administrativo y/o financiero no le interesa que esto ocurra, ya sea porque simplemente no tiene tiempo de analizarlo, o porque no entiende el amplio espectro que TI abarca o solo porque así venían trabajando antes y no les interesa cambiarlo.

Pero que sucede si se encuentran en unidades separadas y estás no logran coordinar una adecuada acción?, con seguridad casi todos los procesos se entorpecerán, y quien sufrirá las inevitables consecuencias son todos los usuarios internos y externos de la Organización.

Es muy importante que todas las unidades de una organización funcionen en armonía, pues de esta manera es más fácil conseguir los objetivos planteados, y es fundamental que tanto la unidad de tecnología como la que administra las finanzas también funcionen en concordancia para lograr realizar las inversiones en TI necesarias.

No niego la posibilidad que si se logra identificar muy bien las actividades de cada unidad de acuerdo a procesos es posible «separar» ciertas áreas e incluso contratar como un servicio, lo que permitirá a la organización centrarse en su negocio.  Sin embargo cuando es una organización que se encuentra en crecimiento en donde no existe una definición clara de los procesos, funciones y demás, en donde se ha comenzado de una manera un poco desordenada, en donde el conocimiento está en las personas y no existe algo formal, se complica un poco más la posibilidad de «separar» las áreas.

Como leí en un post ahora las finanzas y la tecnología van de la mano. En una empresa que ha dejado de lado el modelo jerárquico y ha adoptado el modelo por procesos seguramente este paso será mucho más fácil

Si no necesitarías dinero, ¿Qué trabajo elegirías?

En una singular conferencia que brindó la máxima autoridad de la organización para la cual colaboro, cuya intención era motivarnos y movernos un poco el piso para asegurarse que el proyecto que está impulsando cuenta con las personas correctas dentro de sus bases y sus mandos medios realizó esta pregunta:  Si no necesitarías dinero ¿Qué trabajo elegirías? 

Cuando la pronunció, el silencio fue absoluto en el auditorio, es una pregunta que nos invita a reflexionar muy profundamente sobre nuestra situación laboral, y nuestra vida en sí;  muchas veces las personas trabajan únicamente porque necesitan dinero, pues es la única manera honesta de «sobrevivir» o al menos eso les dijeron y así se atan durante años a un trabajo que no les brinda ningún tipo de satisfacción, lo único que obtienen por él es una paga que muchas veces es irrisoria y no justifica todo el esfuerzo que hacen.  Es por ello que existen tantos empleados esperando ansiosa mente la hora de salida, el fin de semana, o sus vacaciones. Además existen tantos permisos por enfermedad pues toda esta inconformidad empieza a somatizarse en el cuerpo de los colaboradores, quienes empiezan a deteriorar su salud por causa del famoso estrés.

Alguna vez miraba televisión y miraba aquellos programas en que existen reporteros que viajan por muchos destinos alrededor del mundo y realizan reportajes sobre esos sitios,  van a la playa, montaña, lagos, infinidad de paisajes, cultura, comida, fiestas locales y demás cosas maravillosas que muestran y me preguntaba, ¿cómo se hace para conseguirse un trabajo como esos?.  ¿Cuántas personas se hacen las mismas preguntas?.

En muchos libros de autoayuda, frases de motivación, coaching y todas esas filosofías nos piden que nos conozcamos nuestro interior para poder alcanzar la plenitud.  Desde el punto de vista organizacional, es muy importante que los colaboradores de una empresa tengan objetivos personales y que estos se encuentren alineados a los del área en la que se desempeñan que obviamente estará alienada a los objetivos de la organización en general, esto es tan importante como tener los perfiles adecuados en cada uno de los puestos creados.

Imagínese usted a un continuo activista, defensor de los animales e intenso practicante vegetariano trabajando en una «fábrica de hamburguesas»  o en un restaurante en el que su principal plato en el menú está compuesto de carne; en primer lugar esta persona no hará el trabajo eficientemente pues va en contra de sus creencias y tenderá a sabotear lo que hace a cada momento, incluso inconscientemente, todo el trabajo que realiza, lo que puede ocasionar grandes pérdidas para el negocio.

Pero si una persona que es totalmente humanitaria y está dispuesta a estar siempre al servicio de los más necesitados trabaja en una fundación que tiene varios programas en los que continuamente se impulsa a la población de más bajos recursos para que puedan superar sus limitaciones, o quizás en una casa de salud, tal vez en una biblioteca o una actividad en la que pueda desenvolverse, seguramente esta persona siempre estará participando en las actividades de la empresa, generando nuevas ideas e iniciativas para que se pueda cumplir el objetivo, incluso buscará su propia capacitación, contactos y demás que apoyarán a la consecución de los objetivos, lo cual sin duda beneficia totalmente a su lugar de trabajo.

Quise hacer un pequeño experimento, coloqué el título de este post como estado en una red social, los comentarios no se hicieron esperar y hallé las más creativas y sinceras respuestas, había gente que quería profesiones que no se relacionan en nada con lo que desempeñan actualmente, periodistas de alto riesgo, fotógrafos,  profesores y algunos otros el mismo que tienen; que importante es sentirse bien con lo que uno hace, con ello los lunes no se harían tan pesados, al contrario se disfruta tanto de lo que se hace que los días no pesan.

Sin duda alguna a una organización le conviene que sus empleados puedan realizar sus objetivos personales apoyados en las actividades que ejecutan en su empresa.  Este es un escenario ganar – ganar, la empresa cuenta con empleados muy productivos, los empleados se sienten bien en su lugar de trabajo y consiguen un crecimiento que vaya acorde a lo que ellos quieren, y lo más importante los clientes o usuarios reciben un buen trato y un buen producto.

Y tú, si no necesitarías el dinero ¿Qué trabajo elegirías?

Liderazgo en mandos medios

En algunos seminarios y cursos de liderazgo se  planeta la pregunta sobre si ¿el líder nace o se hace?.  Cada uno tiene su perspectiva por lo que muchos dicen que el líder  nace y que  son personas con características y habilidades innatas, es decir ellos destacan siempre a cualquier grupo que vayan, si hay una tarea que realizar es quien por instinto empieza a organizar a los demás guiándolos para conseguir lo propuesto.

Cuando uno pasea por el parque y ve a grupos de niños jugando siempre hay uno o dos que son quienes toman la palabra, lideran los juegos, ponen las reglas, deciden quien juega y quien no, tienen las cualidades en si mismos, lo que no significa que lo vayan a desarrollar necesariamente.

Considero que si una persona no tiene esas cualidades de liderazgo arraigadas puede prepararse y desarrollarlas con mucha dedicación y constancia.  Así que si bien el líder a veces nace es necesario fortalecer y educar esas cualidades a lo largo de la vida.

Cada organización es diferente por lo que la selección de sus mandos medios tendrá diferentes métodos, en muchas de ellas harán un análisis de las actitudes y aptitudes de los candidatos, ello sumado a la experiencia y educación generan perfiles que puedan desempeñar cargos de mando medio con mucho éxito.  Sin embargo existen otras organizaciones de diferente índole en donde la selección se realiza simplemente por afinidad de los Directivos en donde probablemente no todos los candidatos que ocupen estos puestos cumplan con las características necesarias y las tendrán que ir desarrollando o sucumbirán en el intento de alcanzar los retos que le asignaron.

Por ello para seleccionar un perfil de mando medio es importante que tenga el conocimiento técnico sobre el área en la que se va a desempeñar, pues su equipo lo requerirá para resolver situaciones que tengan mayor complejidad y riesgo, adicionalmente debe tener varias cualidades adicionales características de un líder para que pueda llevar adelante lo propuesto.

Si el candidato no tiene estas características es posible que las desarrolle en el transcurso de sus funciones, esto probablemente, requerirá asignarle más tiempo a su trabajo y a su preparación, perder ciertos miedos y en muchos casos enfrentarse a sí mismo, aceptarse y mejorar, solo así podrán conseguir los objetivos de su unidad y del negocio

Los números de 2013

Los duendes de las estadísticas de WordPress.com prepararon un informe sobre el año 2013 de este blog.

Aquí hay un extracto:

Un teleférico de San Francisco puede contener 60 personas. Este blog fue visto por 1.500 veces en 2013. Si el blog fue un teleférico, se necesitarían alrededor de 25 viajes para llevar tantas personas.

Haz click para ver el reporte completo.